Skjemaverktøy og -tjenester

Bruk av skjema er en måte å samle spesifikk informasjon på en systematisk måte. Med elektroniske skjema kan dette gjøres mer effektivt enn med utfylling på papir. Siden Internett er blitt stadig mer tilgjengelig, er det blitt enkelt for mange å taste inn det du trenger via nettleseren. Både studenter og ansatte på universitetet har tilgang til flere verktøy og tjenester for vevbasert datainnsamling.

Ulike verktøy til ulike behov

For å unngå å skyte spurv med kanoner, eller elg med sprettert, er det lurt å vurdere alternativene ut fra behovet. Noen ganger kan telefon være det beste for å innhente informasjon, i andre tilfeller trengs kanskje spesialutviklet programvare.

På denne siden finner du oversikt over vevbaserte verktøy eller tjenester ved UiB for å samle inn informasjon på en systematisk måte.

Vi tar her ikke for oss skjema i form av dokumenter fra for eksempel Word, Excel eller i pdf-format, enten de sendes ut og samles inn i papir- eller elektronisk form. Imidlertid har spesialverktøyet for spørreundersøkelser (se under) mulighet for å eksportere skjema til dokumentformat. Slike skjema kan da sendes eller deles ut på papir, e-postvedlegg eller via telefonspørringer. Svarene kan så plottes manuelt inn i spørreverktøyet for videre behandling.

Skjemaker - for enkel skjemalaging

For enklere vevbaserte skjema med standard funksjonalitet tilbyr IT-avdelingen et vevbasert verktøy kalt Skjemaker. Dette er et selvhjelps verktøy som er velegnet til skjema for påmelding til mindre arrangement, kursevalueringer og lignende. Standardelementer kan lett legges til skjemaet ved å klikke og dra, og innholdet kan tilpasses det aktuelle behov.

Les mer

Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen

Trenger du mer avansert funksjonalitet enn det som støttes i selvhjelpsskjemaet Skjemaker, har IT-avdelingen tilgang til et mer fleksibelt verktøy. Dette krever mer spesialkompetanse og tilganger til UiBs systemer og databaser. Derfor må dette benyttes i samarbeid med IT-avdelingen. Eksempler på bruk er påmeldingsskjema til større kurs og konferanser, tildeling av velferdshyttene og HMS-rapportering.

Les mer

Spørreundersøkelser - verktøy for utvikling, utsending og analyse

Skal du gjennomføre større spørreundersøkelser til vitenskapelige eller administrative formål, har UiB tilgang til et komplett verktøy for slik bruk. Verktøyet heter SurveyXact og har funksjonalitet og fleksibilitet til å dekke de fleste behov innen ulike typer spørreundersøkelser fra start til mål.

Les mer

Skjema i Mi side

Mi side har funksjonalitet for å gjennomføre enklere spørringer for medlemmene i enkeltgrupper.

Les mer

Hva trenger jeg?

Verktøyet er ikke alt

For å få informasjonen du trenger, er det ikke bare verktøyet som teller. Forarbeid og fremgangsmåte er også viktig. Dette er ikke noen sjekkliste, men noen viktige spørsmål å stille seg er:

• Hva er formålet eller formålene med å hente inn svarene?
• Hvem skal fylle inn skjemaet?
• Hvilken informasjon må du gi de som skal svare?
• Hvilken informasjon må du be folk fylle inn? (Hva er overflødig og hva kan du hente andre steder?)
• Hvordan spør du slik at mottakeren gir svaret du ønsker, og slik at det er entydig (og i ønsket form)?
• Skal informasjonen knyttes mot eksisterende eller fremtidig informasjon?
• Må du vite hvem som har svart eller skal besvarelsene være anonyme?

Viktig: Før du sender ut skjemaet, må det være tilstrekkelig testet, både av deg selv og andre.

Sammenligning

Vi har her sammenlignet verktøyene innenfor bruksområder, sikkerhet og muligheter i forhold til viderebehandling. Dette vil forhåpentlig være til hjelp for å besvare noen av spørsmålene i valg av verktøy. (Merk at du kan klikke på pilene i kolonneoverskriftene for å sortere og samle tilgjengelige muligheter for hvert verktøy/tjeneste.)

Bruksområder

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact	Skjema i Mi side
Enkle påmeldinger til mindre arrangementer	Ja	Ja, om du trenger mer funksjonalitet enn skjemaker har	Ja, om du likevel har tilgang og kan bruke verktøyet	Ja, men gjelder kun for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side
Avansert administrasjon av påmelding til større arrangementer (eks. dynamisk kobling mot antall ledige plasser, automatisk overføring til venteliste om fullbooket, osv...)	Nei	Ja	Nei	Nei
Komplett gjennomføring av brukerundersøkelser	Nei	Nei	Ja	Ja, men gjelder kun for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side
Evaluering av undervisning ved UiB	Nei	Nei	Ja, men Studieadministrativ avdeling anbefaler å bruke Mi side til dette formålet	Ja, for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side

Funksjonalitet

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact	Skjema i Mi side
Forhåndslagde skjemaelementer som tekst, nedtrekksmeny, ett- eller flervalgsspørsmål	Ja	Ja	Ja	Ja
Obligatorisk svar på enkeltspørsmål	Ja	Ja	Ja	Ja
Validering av gyldigheten av inntastede svar som blant annet dato, e-post, adresse	Ja	Ja	Ja	Ja
Registrert besvarelse kan endres i etterkant av den som har svart	Ja	Ja	Ja	Ja
Registrert besvarelse kan endres av skjemaadministrator i etterkant (unntak for anonyme besvarelser)	Ja	Ja	Ja	Ja
Forhåndsvisning før innsending av svar	Ja	Nei	Nei	Nei
Utsending via e-post eller via besøk på vevside	Ja	Ja	Ja	Ja, men krever medlemskap av aktuell gruppe i Mi Side
Melding på e-post til brukere kan tilpasses	Ja	Ja	Ja	Ja
Kobling mot informasjon i databaser eller tidligere undersøkelser	Nei	Ja	Ja	Nei
Gjenbruk av skjema	Ja	Ja	Ja	Ja

Sikkerhet

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact	Skjema i Mi side
Anonyme besvarelser mulig	Ja (persondata ikke påkrevet, men kobling mot IP-adresse er teknisk mulig)	Ja	Ja, anbefales til undersøkelser som inneholder sensitive data	Ja
Passordbeskyttelse for besvarelse mulig	Ja, kan beskyttes med et felles passord for å kunne svare	Ja	Ja	Ja, krever pålogging til Mi side
Kryptert datatrafikk (https)	Ja	Ja	Ja	Ja
Begrensing til ett svar per bruker mulig	Nei (kan begrenses til ett svar per maskin basert på IP-adresse, samt kreve unik innfylling i enkeltfelter)	Ja	Ja	Ja
Captcha tilgjengelig (beskyttelse mot utfylling av “roboter” for utsending av spam)	Ja	Nei	Nei	Nei

Viderebehandling av data

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact	Skjema i Mi side
Analyse av svar mulig i verktøyet	Nei	Ja, men krever bistand fra IT-avdelingen	Ja	Nei
Eksport av data til csv (åpent tekstformat med f.eks. komma som skilletegn)	Ja	Ja	Ja	Ja
Eksport av data til xls-format (til bruk i blant annet Microsoft Office og OpenOffice.org)	Ja	Ja	Ja	Nei
Eksport av data til øvrige formater enn csv / xls	Nei	XML	SAS, SPSS	Nei