E-postlister

Det er mange som sitter inne med et stort informasjonsbehov og som ser Internet og elektronisk post som en billig og elegant måte å nå et stort antall mennesker. Det er ikke nødvendigvis problemfritt å sende mail til alle. Lister med mange deltagere har bestemte formål, dersom den utsendte informasjonen ikke er relevant for listen vil meldingen kunne vekke irritasjon hos mottagerne. Det er ikke slik at all reklame er god reklame, forskjellen mellom informasjon og SPAM kan være liten.

Masseforsendelser vha elektronisk post kan bruke store ressurser, den utsendte meldingen vil bli kopiert ut til hver enkelt mottager. I mange tilfeller vil hver mottager kunne lagre flere versjoner av meldingen. Selv ganske små meldinger kan plutselig bli til megabytes, store meldinger med vedlegg kan bli til megagigaterra.... Et vedlegg som kan synes lite i tekstbehandler vil ofte ha en faktisk størrelse på flere megabytes. Mailserveren som formidler meldingen vil også jobbe hardt mens den distribuerer informasjonen til de tusener av mottagere.

Internt ved universitetet oppfordrer vi informasjonstilbydere som ønsker å nå veldig mange å konferere med Informasjonsavdeligen før masseutsendelser settes i gang. Når informasjon skal leses av mange vil ofteste world-wide-web (verdensveven) og Usenet være mer velegnet enn e-post. Ikke minst vil en slik løsning være mye mindre ressurskrevende.

Meldingstjenesten kan være et fornuftig valg for å opplyse om nye og aktuelle websider.

Interne lister ved UiB

På mailservere er det ulike metoder å sette opp lister for bruk av masseforsendelser. Blant annet IT-avdelingen kan være behjelpelige med å sette opp maillister. Det finnes ulike måter å administrer listene på, begrensninger ved bruk etc. Mer om IT-avdelingens tilbud omkring maillister vil komme.

De fleste ansatte har mottatt melding over maillisten «alle@uib.no», den vil sende en kopi til hver ansatt ved UiB. Det er bare en håndfull direktører som har rett til å benytte den listen.

Enda flere har mottatt post over lignende instituttvise «alle-lister», på enkelte avdelinger brukes slike lister flittig og disiplinert. Andre opplever at slike lister misbrukes til spørsmål om informasjon om allehånde irrelevante ting. Møter i frimerkeklubber, barnevogner til salgs, nøkler mistet - ja endatil «$$$ make money fast $$$» og «send denne virus advarselen til alle du kjenner» har blitt distribuert over disse listene. Oftest er det få eller ingen restriksjon ved bruk av instituttvise lister.

Meldinger over instituttvise lister for studenter og ansatte skal være av faglig relevant karakter. Meldinger over andre lister være seg på IT-avdelingen eller andre steder i verden, skal ta hensyn til listens formål. Informasjon om seminar i fransk skal ikke sendes til engelsk, selv om det kanskje kunne være én på engelsk som også har interesse av fransk. IT-avdelingen kan sanksjonere misbruk av lister, jfr melding utsendt av IT-direktøren.

De aller fleste av universitetets institutter, sentre og avdelinger benytter IT-avdelingen for å tilby sine ansatte tilgang til elektronisk post. De seks-åtte miljøene som driver lokal mailtjeneste uavhengig IT-avdelingen er hovedsaklig MatNat-institutter. Informasjonen under er mest relevant for de som benytter IT-avdelingens mailtjener, best kjent som alf.uib.no.

Automatisk vedlikeholdte lister på IT-avdelingen

Inntil den nye studentserveren rasmus.uib.no ble satt i drift i februar 1998 skilte ikke IT-avdelingen mellom ansatte og viderekommende studenter (hovedfag, doktorgrad etc), begge kategoriene fikk konto på alf.uib.no og mailadresse tilknyttet instituttet (som f.eks @bi.uib.no).

De instituttvise alle-listene (som alle.bi@uib.no) genereres automatisk på basis av den tildelte mailadressen. De fleste institutter og avdelinger har et eget domene under .uib.no

Tilsvarende vedlikeholdes automatisk lister over viderekommende studenter på den felles studentserveren rasmus, listen for Biografisk instititt heter tilsvarende stud.bi@lists.student.uib.no, instituttilhørighet og nivå for den enkelte student leser vi fra Felles Studentsystem (FS). Det har imidlertid vist seg at FS og studenten ikke alltid er enige om hvor og på hvilket nivå personen studerer. FS baserer seg på opplysninger gitt ved selvregistreringen i de utplasserte boksene ved semesterstart. Unntaksvis kan postmaster@uib.no sørge for at "feilregisistrerte" studenter havner på rett liste.

Dersom instituttet ønsker det kan studentlisten knyttes til ansattlisten, eller man kan selv sende meldinger til begge listene om en også ønsker separate informasjonskanaler.

Det lages også lister for alle studentene (med mailkonto på rasmus) på de enkelte insituttene. Disse listene kan bare brukes av institutt/fakultet etter nærmere avtale.

Regler for bruk av lister

• Meldingen skal ha relevans for deltagerne på listen.

• Meldingen skal ikke ha vedlegg.

• Meldingen bør holdes kort. Henvis heller til websiden med ytterligere informasjon enn å la meldingen inneholde fullstendinge opplysninger. På Web vil alle kunne lese formatert tekst, husk at ikke alle bruker Eudora, Windows95 og Word.

• Tekstformatering vha HTML skal ikke forekomme.

• Underlinjeringer etc vha MIME (text/enriched) bør unngås.

• Sammenstilling av mange lister i samme meldingen tillates ikke.

Andre lister

Mange arbeider nok i prosjekter hvor instituttvise lister ikke er hensiktsmessige å bruke, mange fagfelt går på tvers av institutter og fakulteter. Ofte vil informasjonen som skal formidles bare ha interesse for en del av instituttets ansatte mens det i tillegg finnes en del andre som en ønsker å nå - også utenfor UiB.

Løsningen er å få opprettet en egen liste som er skreddersydd til formålet. IT-avdelingen kan hjelpe til med dette.

Ønsker du å få opprettet en mailliste kontakter du postmaster@uib.no, ulike kategorier av lister er tilgjengelige.

• Lister kan være åpne og administreres automatisk ved at den enkelte sender mail til UiBs listerobot med kommandoen "subscribe LISTE".
• Listen kan administreres ved hjelp av tilsvarende "subscribe-meldinger" men ikke godtas før eieren av listen aksepterer innmelding.
• En kan selv kontrollere deltagerlisten ved å editere en anvist fil på en unix-server på IT-avdelingen.
• Om oppdateringer av deltagerne på listen forekommer sjelden, kan denne editeringen foretas av postmaster selv.
• Ulike variasjoner av det samme ...

Når du sender mail til postmaster for å få en liste opprettet kan du gjerne ha tenkt over hvilken kategori som passer best for deg. Du bør også ha et forslag til navnet på listen, det vil være på formen prosjektnavn@uib.no

Fullstendig informasjon om majordomo for liteadministratorer finnes enda selv om vi nå satser på Mailman som listeadministrasjonsverktøy. (mer info vil komme)

IT-avdelingen setter bare opp lister som har formål med relevans for universitetet, det kan gjerne være faglige forum rettet mot internasjonale brukergrupper. IT-avdelingen driver allerede store lister med deltagere fra hele verden og vi har servere som er velegnet og raske. Lister knyttet til organisasjoner foreninger o.l. på universitetet kan også være aktuelle.