Forskjell mellom versjoner av «Anbefalinger for digitale doktorgradsprøver»

Fra ithjelp
Hopp til: navigasjon, søk
m
(Fjernet vanlig Teams og Zoom anbefaling)
Linje 13: Linje 13:
 
* IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under [[#Hjelp|hjelp]].
 
* IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under [[#Hjelp|hjelp]].
  
==Doktorgradsprøver med Teams==
 
===1. Kall inn til doktorgradsprøven som et Teams-møte.===
 
Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook ved å velge "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) i innkallingen.<br>
 
[[fil:01teamsmøte.png|400px]]
 
  
===2. Endre innstillinger for møtet.===
 
Når du har sendt innkallingen til Teams-møtet for doktorgradsprøven, åpne møtet igjen og gjør følgende:<br>
 
[[fil:02teamsmøte.png|500px]]
 
* Hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer" for å få opp innstillinger for møtet.
 
* I møteinnstillingene velger "Hvem kan omgå lobbyen?". Hvis du velger "Alle" her, kan hvem som helst komme inn i møtet som tilhørere. Hvis du velger andre alternativer, må en av de som deltar i møtet "slippe inn" eksterne deltakere. Dette må man passe på under møtet.<br>
 
Du velger også hvem som skal kunne presentere på møtet. De du velger her får rollen "Presenter". Men denne følger også noen andre rettigheter, bl.a. til å kaste ut andre møtedeltaker og dempe mikrofonene deres. ([https://support.office.com/en-us/article/roles-in-a-teams-meeting-c16fa7d0-1666-4dde-8686-0a0bfe16e019?ui=en-US&rs=en-US&ad=US Se detaljert beskrivelse av rollenes rettigheter.]) Det kan derfor være lurt å begrense mengden deltakere som skal presentere.<br>
 
Husk å trykk "Lagre":<br>
 
[[fil:03teamsmøte.png|400px]]
 
* Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av linken som må brukes for å delta i møtet. Den skal settes inn i kunngjøringen om doktorgradsprøven:
 
[[fil:04teamsmøte.png|400px]]
 
* Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! Før den settes inn i kunngjøringen, kan det være lurt å erstatte den med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på [https://tinyurl.com/ tinyurl.com].<br><br>
 
* Alle som bruker lenken vil få opp møtet i sin nettleser (eller Teams-program hvis de har det installert). Det er ikke noe krav om at man har UiB-konto eller Microsoft Office 365-konto. Dermed er doktorgradsprøven helt åpen.
 
  
===3. Gjennomfør doktorgradsprøven med Teams===
+
Universitetet i Bergen disponerer 6 samtidig-bruk-lisenser for Zoom Webinar. Zoom Webinar er det som nå anbefales for gjennomføring av digitale doktorgradsprøver. Dette anbefales nå framfor vanlig Zoom- eller Teamsmøte, blant annet på grunn av faren for såkalt '''"Zoom bombing"'''. Kort forklart er '''Zoom bombing''' at en eller flere tilskuere bevisst ønsker å "forstyrre"/ødelegge møte ved for eksempel å si eller gjøre upassende ting foran kamera, eventuelt dele upassende innhold.  I et '''Zoom Webinarmøte''' har "vanlige" deltakere bare tilgang til lyd/bilde, spørsmål og svar, chat og muligheten til å rekke hånden i været.
* Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i møtets chat.
 
* Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Teams. Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet).
 
[[fil:teams-møtekontroller.png|600px]]
 
* Hvis du har valgt at bare du selv eller bare utvalgte deltakere skal kunne presentere, kan du endre dette under møtet. Du kan gi andre deltakere tilgang til å presentere ved å "forfremme" dem fra "Attendee" til "Presenter". Åpne listen over møtedeltakere, høyreklikk på den aktuelle deltakeren og velg status.
 
[[fil:teams-møteroller.png|200px]]<br>
 
"Presenters" kan bl.a. presentere (vise bilder fra sin maskin), og dempe mikrofonene til andre møtedeltakere.
 
* Det vil være nyttig å ha chat-vinduet oppe så man kan se om det kommer inn spørsmål osv.
 
* Det kan også være nyttig å se listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.
 
  
  
==Doktorgradsprøver med Zoom==
+
== Opprette Zoom Webinar ==
===1. Forberedelser===
 
Alle deltakerne bør ha Zoom-programmet installert. Se veiledningene [https://mitt.uib.no/courses/25566/pages/Jeg%20skal%20bruke%20Zoom%20for%20f%C3%B8rste%20gang?titleize=0 Jeg skal bruke Zoom for første gang] og [https://mitt.uib.no/courses/25566/pages/jeg-vil-logge-pa-zoom-utenfor-mitt-uib Jeg vil logge på Zoom utenfor Mitt UiB]. Dersom det er problemer med installasjon, kan tilhørere delta gjennom en vanlig nettleser, men dette gir dårligere funksjonalitet enn Zoom-programmet.
 
  
===2. Kalle inn til doktorgradsprøven som et Zoom-møte===
+
For å opprette et Zoom Webinar for en digitale doktorgradsprøve (disputas eller prøveforelesning) oppretter du en sak via '''https://hjelp.uib.no/''', helst ikke senere enn en uke i forveien.  
* Kall inn til et Zoom-møte, fra Zoom-programmet eller fra Outlook kalender. (Vi kaller ikke inn i Mitt UiB siden doktorgradsprøven ikke er knyttet til et undervisningsemne.)<br>
 
Se innstillingene som er markert i bildet under!<br>
 
[[fil:DisputasZoom1.png|400px]]
 
  
* Kandidat og opponenter sendes invitasjon via Outlook eller ved å sende dem delingslenken som du finner ved å klikke inn på det innkalte møtet, enten fra Zoom eller fra Outlook.<br>
+
Her må du få med følgende i saken:
[[fil:MuntligZoom2.png|400px]]
 
  
* Sett inn delingslenken til Zoom-møtet i kunngjøringen om doktorgradsprøven. Alle som har denne lenken kan delta i møtet. NB! Deltakerne bør oppfordres til å logge seg inn med fullt navn.
+
* Hvilken doktorgrad det gjelder. Finn gjerne riktig lenke via denne siden: https://www.uib.no/nye-doktorgrader
  
===3. Gjennomfør doktorgradsprøven med Zoom===
+
* '''Navn og e-post for Co-host''', det vil si personer som er med på disputasen med utvidede rettigheter. Co-host kan blant annet å kaste ut deltagere, stenge ned chat mm. IT-support (aktuelle IT-assistenter) under doktorgradsprøve vil også bli lagt inn her.
* Administrator av møtet "slippe inn" deltakere som kommer inn i møtets venterom:<br>
+
* '''Navn og e-post for paneldeltakere.'''
[[fil:MuntligZoom4.png|200px]]
+
Paneldeltakere vil typisk være:
* Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i møtets chat.  
+
* selve kandidaten
* Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Zoom.  
+
* opponenter
* Administrator av møtet kan gi andre tilgang til å dele sin skjerm om ønskelig (f.eks. for en presentasjon).  
+
* arrangøransvarlig som ikke er co-host
* Det vil være nyttig å ha chat-vinduet oppe så man kan se om det kommer inn spørsmål osv.
+
* andre som skal si eller vise noe
 +
 
 +
 
 +
Disse har tilgang til kamera og mikrofon, og kan også dele skjerm eller "vindu". I tillegg har de også tilgang chat og Q&A slik resten av deltakerne har.  
 +
 
 +
 
 +
It-avdelingen vil med disse opplysningene kunne opprette et Zoom Webinar møte for doktorgradsprøven. Den som oppretter webinaret (fra IT-avdelingen) vil få status som '''"Host"'''.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''"Co-host" og paneldeltakere vil få en e-post med lenke og informasjon som de må bruke for delta'''.
 +
 
 +
I saken som er meldt inn vil vi også '''oppgi lenke som skal deles med alle de andre deltakerne som ønsker å følge doktorgradsprøven'''. Det er denne lenken som deles offentlig på https://www.uib.no/nye-doktorgrader.
 +
 
 +
 
 +
== Hvordan gjennomføre den digitale doktorgradsprøven ==
 +
 
 +
 
 +
Co-host eller paneldeltaker går inn på den lenken de har fått på e-post den dagen møtet ble satt opp. Dersom '''"Practice Mode"''' er satt vil en få opp følgende melding (øverst) når en går inn på møtet:
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[File:pricticemode.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
Ved hjelp av denne funksjonen vil en kunne prate sammen og teste ut ting før møtet begynner (Trykker '''"Broadcast"''').
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Vanlige deltakere (atendee) vil få denne meldingen helt til Host eller co-host trykker "Broadcast":'''
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarVenter.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Dersom en ønsker å stenge muligheten for Chat så må Host eller Co-Host gjøre dette manuelt i møte.'''
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarStengeChat.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Host eller Co-Host kan også fjerne deltakere ved behov:'''
 +
 
 +
Da går du inn på Participants -  Trykker "More" til høyre for deltaker en vil fjerne - Velger "Remove"
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarRemoveUser.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
Spørsmål '''"ex auditorio"''' kan stilles ved at deltakeren bruker funksjonen '''Q&A'''. Spørsmålene kan sees av '''Host, Co-hoster og paneldeltakerne'''. Vi anbefaler at en av en av vertene (Host eller Co-host) tar seg av disse spørsmålene. Skulle de oppstå useriøse spørsmål kan en ignorere dem ("Dismiss").  Når det er tid for spørsmål, kan verten lese disse opp for kandidaten som besvarer disse. En kan klikke på knappen "Answer live" eller "Type Answer" alt ettersom hvordan en ønsker å besvare spørsmålet. Når spørsmålet er besvart havner det i "Answered"-gruppen.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarQAAnswer.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
Det er også mulig å gi en deltaker (atendee) mulighet til å bruke mikrofon ('''"Allow to talk"''') slik at en på den måten kan stille spørsmålet til kandidaten muntlig. Det er også mulig å gjøre deltakeren om til paneldeltaker (panelist) dersom en deltaker også har behov for å bruke webkamera eller dele noe. Dette vil gi bedre kommunikasjon mellom kandidat og deltaker, men også utgjøre en stor risiko for sabotasje, ettersom en aldri kan vite hvem deltakeren egentlig er.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarAllowToTalkmm.JPG|400px]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
I tilfelle tekniske avbrudd kan opptak av strømmingen være hensiktsmessig. Er du "Host" eller "Co-host" har du en egen "Record"-knapp for dette. (Forutsetter at en bruker "Zoom"- programmet og ikke webutgaven)
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
== De forskjellige panelene for hver av deltakertypene:==
 +
Nedenfor ser en hvordan de forskjellige panelene varierer for hver av deltakertypene:
 +
 
 +
 
 +
'''Host''' eller '''Co-host'''
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarHost.JPG]]
 +
 
 +
(Co-Host får opp '''"Leave Webinar"''' i stedet for '''"End Meeting"'''. Skal en Host forlate møtet må vedkommende gi "Host"- rollen til en av de andre Co-hostene for å ikke avslutte webinaret for alle. En må bruke '''Zoom programmet''' for å kunne ta opp (Record). Denne funksjon er ikke tilgjengelig i webutgaven)
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Panelist'''
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarPanelist.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Atendee'''
 +
 
 +
 
 +
[[File:ZoomWebinarAtendee.JPG]]
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
== Oppsummert ==
 +
Kort fortalt ligner Zoom Webinar på vanlig Zoom møte for co-host og paneldeltakere. Hovedforskjellen er at en ikke har "Breakout Room" i et Zoom Webinar møte. Her må en vurdere om en ønsker å opprette et eget møte (Zoom eller Teams) for dette, der en kan diskutere kandidaten sin doktorgradsprøve, uten at de andre hører det. Når en Host forlater et møte må en være oppmerksom på at en også har mulighet til å avslutte møte. En bør ikke gjøre dette dersom en ikke ønsker å stenge møte for alle de andre deltakerne også. Velg i så fall "Leave Meeting" i stedet for "End Meeting for All". En må deretter gi "Host"-rollen videre til en annen "Co-host".
  
==Doktorgradsprøver med Skype for Business==
 
Hvis det ikke er mulig å gjennomfører møtet i Teams, kan det eventuelt gjennomføres i Skype. Hovedforskjellen er at dette møtet ikke kan være åpent. De som ønsker å delta som publikum må dermed melde seg til møtets administrator, som må legge dem til i innkallingen.
 
# Kall inn alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) til et Skype-møte. Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook. [https://support.office.com/nb-no/article/video-planlegge-et-skype-for-business-m%c3%b8te-69a3716c-7eaf-42fe-907e-4b63ce13565d?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO Se videoveiledning].
 
# Kunngjør at publikum som vil delta må melde fra til administrator på e-post. De som melder seg på på denne måten, legger administrator til i innkallingen.
 
  
Ellers er gjennomføringen som for Teams-møte over.
 
  
  
==Strømme doktorgradsprøver åpent på YouTube e.l.==
 
Et åpent Teams-møte som beskrevet over, bør være hensiktsmessig for å avholde en digital doktorgradsprøve med adgang for publikum.
 
  
Hvis det av en eller annen grunn er ønskelig å strømme møtet på YouTube, kan dette være mulig å gjøre. Det krever en del mer forberedelser og teknisk støtte, og må derfor avtales i god tid. Ta kontakt gjennom [https://hjelp.uib.no UiBhjelp] for å avtale.
 
  
Hvis man velger å lagre og gjøre doktorgradsprøven tilgjengelig som videoopptak i ettertid (for eksempel i YouTube), vil forutsetningene være endret fra en ordinær doktorgradsprøve i et auditorium. Man vil da måtte be om samtykke fra de involverte parter i doktorgradsprøven, først og fremst kandidat, disputasens leder og komité. [https://www.uib.no/fotosamtykke Her finnes mer informasjon om samtykke.] Det er uansett viktig å informere de involverte parter om det tekniske konseptet som er valgt, også strømming, og om hvordan dette fungerer.
 
  
 
==Hjelp==
 
==Hjelp==

Revisjonen fra 21. mai 2020 kl. 07:03

Se også siden om Disputas og prøveforelesninger under korona-utbrudd.


UiB anbefaler ikke lenger bruk av MS Teams eller Zoom for doktorgradsdisputaser. Vi har landet på Zoom Webinar som den sikreste løsningen. Info om Zoom Webinar finner du her:


Krav til utstyr hos deltakerne (kandidat, disputasleder, opponenter)

  • Vi anbefaler å bruke hodesett med mikrofon (eventuelt god konferansehøyttaler med mikrofon). Innebygd høyttaler og mikrofon bør bare brukes i nødstilfelle.
    Et løst USB-kamera kan gi bedre bildevinkel og -utsnitt enn et innebygd kamera. Hvis innebygd kamera brukes, bør du prøve ut plassering av kameraet for å få best mulig vinkel, utsnitt og belysning.
    Ved anskaffelse av hodesett og kamera, se Innkjøpsveiledning for hodesett og kamera.
  • Deltakerne må tenke på sin plassering i forhold til lys- og støykilder.
  • Oppsettet og kommunikasjonen mellom deltakerne bør prøves på forhånd i det systemet som skal brukes. Vi anbefaler at det innkalles til og gjennomføres en teknisk prøve på samme måte som selve doktorgradsprøven.
  • IT-avdelingen kan være behjelpelig med assistanse, låneutstyr o.l., se under hjelp.


Universitetet i Bergen disponerer 6 samtidig-bruk-lisenser for Zoom Webinar. Zoom Webinar er det som nå anbefales for gjennomføring av digitale doktorgradsprøver. Dette anbefales nå framfor vanlig Zoom- eller Teamsmøte, blant annet på grunn av faren for såkalt "Zoom bombing". Kort forklart er Zoom bombing at en eller flere tilskuere bevisst ønsker å "forstyrre"/ødelegge møte ved for eksempel å si eller gjøre upassende ting foran kamera, eventuelt dele upassende innhold. I et Zoom Webinarmøte har "vanlige" deltakere bare tilgang til lyd/bilde, spørsmål og svar, chat og muligheten til å rekke hånden i været.


Opprette Zoom Webinar

For å opprette et Zoom Webinar for en digitale doktorgradsprøve (disputas eller prøveforelesning) oppretter du en sak via https://hjelp.uib.no/, helst ikke senere enn en uke i forveien.

Her må du få med følgende i saken:

  • Navn og e-post for Co-host, det vil si personer som er med på disputasen med utvidede rettigheter. Co-host kan blant annet å kaste ut deltagere, stenge ned chat mm. IT-support (aktuelle IT-assistenter) under doktorgradsprøve vil også bli lagt inn her.
  • Navn og e-post for paneldeltakere.

Paneldeltakere vil typisk være:

  • selve kandidaten
  • opponenter
  • arrangøransvarlig som ikke er co-host
  • andre som skal si eller vise noe


Disse har tilgang til kamera og mikrofon, og kan også dele skjerm eller "vindu". I tillegg har de også tilgang chat og Q&A slik resten av deltakerne har.


It-avdelingen vil med disse opplysningene kunne opprette et Zoom Webinar møte for doktorgradsprøven. Den som oppretter webinaret (fra IT-avdelingen) vil få status som "Host".


"Co-host" og paneldeltakere vil få en e-post med lenke og informasjon som de må bruke for delta.

I saken som er meldt inn vil vi også oppgi lenke som skal deles med alle de andre deltakerne som ønsker å følge doktorgradsprøven. Det er denne lenken som deles offentlig på https://www.uib.no/nye-doktorgrader.


Hvordan gjennomføre den digitale doktorgradsprøven

Co-host eller paneldeltaker går inn på den lenken de har fått på e-post den dagen møtet ble satt opp. Dersom "Practice Mode" er satt vil en få opp følgende melding (øverst) når en går inn på møtet:


Pricticemode.JPG


Ved hjelp av denne funksjonen vil en kunne prate sammen og teste ut ting før møtet begynner (Trykker "Broadcast").





Vanlige deltakere (atendee) vil få denne meldingen helt til Host eller co-host trykker "Broadcast":


ZoomWebinarVenter.JPG




Dersom en ønsker å stenge muligheten for Chat så må Host eller Co-Host gjøre dette manuelt i møte.


ZoomWebinarStengeChat.JPG




Host eller Co-Host kan også fjerne deltakere ved behov:

Da går du inn på Participants - Trykker "More" til høyre for deltaker en vil fjerne - Velger "Remove"


ZoomWebinarRemoveUser.JPG





Spørsmål "ex auditorio" kan stilles ved at deltakeren bruker funksjonen Q&A. Spørsmålene kan sees av Host, Co-hoster og paneldeltakerne. Vi anbefaler at en av en av vertene (Host eller Co-host) tar seg av disse spørsmålene. Skulle de oppstå useriøse spørsmål kan en ignorere dem ("Dismiss"). Når det er tid for spørsmål, kan verten lese disse opp for kandidaten som besvarer disse. En kan klikke på knappen "Answer live" eller "Type Answer" alt ettersom hvordan en ønsker å besvare spørsmålet. Når spørsmålet er besvart havner det i "Answered"-gruppen.


ZoomWebinarQAAnswer.JPG



Det er også mulig å gi en deltaker (atendee) mulighet til å bruke mikrofon ("Allow to talk") slik at en på den måten kan stille spørsmålet til kandidaten muntlig. Det er også mulig å gjøre deltakeren om til paneldeltaker (panelist) dersom en deltaker også har behov for å bruke webkamera eller dele noe. Dette vil gi bedre kommunikasjon mellom kandidat og deltaker, men også utgjøre en stor risiko for sabotasje, ettersom en aldri kan vite hvem deltakeren egentlig er.



ZoomWebinarAllowToTalkmm.JPG




I tilfelle tekniske avbrudd kan opptak av strømmingen være hensiktsmessig. Er du "Host" eller "Co-host" har du en egen "Record"-knapp for dette. (Forutsetter at en bruker "Zoom"- programmet og ikke webutgaven)




De forskjellige panelene for hver av deltakertypene:

Nedenfor ser en hvordan de forskjellige panelene varierer for hver av deltakertypene:


Host eller Co-host


ZoomWebinarHost.JPG

(Co-Host får opp "Leave Webinar" i stedet for "End Meeting". Skal en Host forlate møtet må vedkommende gi "Host"- rollen til en av de andre Co-hostene for å ikke avslutte webinaret for alle. En må bruke Zoom programmet for å kunne ta opp (Record). Denne funksjon er ikke tilgjengelig i webutgaven)


Panelist


ZoomWebinarPanelist.JPG


Atendee


ZoomWebinarAtendee.JPG




Oppsummert

Kort fortalt ligner Zoom Webinar på vanlig Zoom møte for co-host og paneldeltakere. Hovedforskjellen er at en ikke har "Breakout Room" i et Zoom Webinar møte. Her må en vurdere om en ønsker å opprette et eget møte (Zoom eller Teams) for dette, der en kan diskutere kandidaten sin doktorgradsprøve, uten at de andre hører det. Når en Host forlater et møte må en være oppmerksom på at en også har mulighet til å avslutte møte. En bør ikke gjøre dette dersom en ikke ønsker å stenge møte for alle de andre deltakerne også. Velg i så fall "Leave Meeting" i stedet for "End Meeting for All". En må deretter gi "Host"-rollen videre til en annen "Co-host".




Hjelp

Hvis du har spørsmål eller tekniske problemer, eller vil bestille teknisk gjennomgang eller bistand ved gjennomføring av doktorgradsprøve, ta kontakt gjennom UiBhjelp eller telefon til BRITA: 55 58 47 00.

Se også:

Viktig melding.gif Denne siden oppdateres løpende. Hvis du har tilbakemeldinger eller tips til ting du ville hatt med her, er det fint om du forteller oss med tilbakemeldings-knappen øverst på siden!