Åpne dokumentformater
Hva er "åpne dokumentformater"?
Når et dokument lagres på datamaskinen, er det ikke bare selve bokstavene i teksten som lagres. Den lagrede filen inneholder i tillegg til teksten også koder som angir f.eks. hvilke skrifttyper som skal brukes, hvor brede margene skal være, hvor det er avsnitt- og sideskift og mye mer. Dokumentformatet er beskrivelsen av hvilke koder som kan brukes og hvordan de skal tolkes av programmer som lagrer og åpner dokumentfilen.
Hvis denne beskrivelsen er offentlig og tilgjengelig for alle som ønsker å lage programmer som lagrer og åpner filer, sier vi at dokumentformatet er "åpent".
Når du skriver og lagrer et dokument i Microsoft Word, legger Word til slike koder i henhold til sitt eget dokumentformat. For å åpne dette dokumentet igjen, må du bruke Microsoft Word, eller et annet program som kan lese Words dokumentformat. Men hvis noen (andre enn Microsoft) vil lage et program for å åpne slike dokumenter, er ikke det så enkelt. Dokumentformatet til Word er nemlig proprietært. Det vil si at Microsoft "eier" dette formatet og ikke offentliggjør beskrivelsen for andre.
Når dokumentformatet er åpent kan alle som vil og har ressurser til det, lage programmer som lagrer, åpner eller viser innholdet av en dokumentfil. Det betyr at brukeren som skal lagre eller åpne et dokument, ikke er prisgitt ett enkelt forma som eier formatet og har enerett på å bruke det.
Hvorfor skal vi bruke åpne dokumentformater?
Om du lagrer et Word-dokument og åpner det for å arbeide videre med det neste dag, har det ikke stor betydning hvilket dokumentformat det har. Så lenge du bruker samme program som har lagret dokumentet, vil dokumentformatet være uten betydning for deg som bruker. Men i andre situasjoner er det viktig hvilket format en dokumentfil har. For eksempel:
- En kommune publiserer skoleruta på sine vev-sider på internett. Hvis den publiseres i Word- eller Excel-format, krever det at alle må ha dette programmet for å være sikre på å lese den riktig.
- Et universitet sender ut informasjon til sine studenter som e-post-vedlegg. Hvis vedlegget er i Word-format, må studentene ha Word for å kunne åpne det. Kan universitetet kreve at alle har det?
- En doktorgradsstudent skriver en artikkel. Ti år seinere vil studenten (som i mellomtiden er blitt forsker) hente fram denne artikkelen for å arbeide videre med temaet. Det viser seg at programmet som lagret dokumentet, ikke finnes lenger. Hvordan skal forskeren få tilgang til sin egen tekst?
- Referatene fra møtene til en stortingskomite lagres i et arkivsystem. Femti år seinere blir dokumentene frigitt for offentligheten. En journalist som ønsker å undersøke en spesiell sak, oppdager at det ikke finnes programmer som kan lese dokumentene.
For å unngå slike problemer, er det en fordel å bruke åpne dokumentformater. Spesielt i offentlig forvaltning er dette viktig. Derfor har myndighetene i mange land, deriblant Norge, bestemt at åpne dokumentformater skal brukes i visse tilfeller. I Norge er statlige etater, blant dem universitetene, pålagt å bruke åpne dokumentformater for dokumenter som skal publiseres for offentligheten.
Når kan/må vi bruke åpne dokumentformater?
I alle dokumenter som publiseres for offentligheten, deriblant også for studenter. Dette er også grunnen til at flere av UiBs systemer, bl.a. eksternweb og arkiv/sakssystem, lagrer dokumentene i åpne formater.
Hvis du sender eller publiserer dokumenter utenom disse systemene, f.eks. som e-post-vedlegg eller på vev-sider, må du selv passe på å bruke åpne formater.
Hvordan kan jeg bruke åpne dokumentformater?
De aller fleste programmer har mulighet til å lagre dataene i ett eller flere åpen formater, men ikke alle gjør det som standard.
Hvis du f.eks. bruker Microsoft Word til tekstbehandling, vil Word "foretrekke" å lagre dokumentet i sitt eget, proprietære, format (.doc eller .docx). Du kan imidlertid velge å lagre dokumentet i Open Document Format (.odt - dette krever et lite programtillegg som er installert på alle Windows PC-er driftet av IT-avdelingen) eller PDF-format (se Hvordan lage PDF-dokument).
Spørsmål og svar
Hvilke dokumentformater er åpne?
Svar: De viktigste åpne filformatene for de vanligste dokumenttypene:
- Tekst: Bruk HTML, PDF eller ODT (sistnevnte for dokumenter som skal kunne redigeres av mottakeren)
- Bilder: JPG, PNG eller GIF (punktgrafikk) og SVG (vektorgrafikk)
For andre filtyper, samt informasjon om hvilke versjoner av disse standardene som skal brukes, se "Tabell over forvaltningsstandarder" i referansekatalogen for dokumentformater i offentlig sektor.
Hvilke dokumentformater bør jeg ikke bruke?
Svar: Unngå Microsofts DOC (Word), XLS (Excel) og PPT (PowerPoint-formater).
En ekstra grunn til å ikke distribuere f.eks. forelesningsnotater i PPT-format, er at filene har en tendens til å bli veldig store! Skriv heller ut dokumentet til PDF-format, og distribuere denne filen (se Hvordan lage PDF-dokument).
Hvordan kan jeg lagre tekster i dokumenter i et åpent dokumentformat fra Word?
Svar: Se Lagre i åpne dokumentformater fra Word.
Hvilke åpne formater kan jeg bruke for bilde / lyd / video / andre datatyper?
Svar: Se "Tabell over forvaltningsstandarder" i referansekatalogen for dokumentformater i offentlig sektor. Der er aktuelle formater angitt for mange ulike datatyper.
Mer informasjon
Brev fra FAD brev av 20. desember 2007, "Nye obligatoriske IT-standarder i offentlig sektor"
Pressemelding fra FAD 19. desember 2007, "Åpne dokumentstandarder blir obligatoriske i staten"
Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor, versjon 2.0
Stortingsmelding nr 17 (2006-7) "Eit informasjonssamfunn for alle"
