Digitale møter i Teams
Kalle inn til Teams-møte (fra Outlook)
Du oppretter møtet og sender innkallingen fra kalenderen i Outlook.
Velg "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne i innkallingen.
Innkallingen er ellers som til et vanlig møte.
(Hvis du ikke har Teams-knappen tilgjengelig i Outlook, logg inn på skrivebord.uib.no og kall inn til møtet der.)
I innkallingen kommer det automatisk en lenke til møtet (merket med 2 på bildet under). Deltakerne klikker på den for å delta i møtet med Teams-programmet (hvis de har det installert) eller en vanlig nettleser.
Du kan bruke lenken til møtealternativer (merket 1 på bildet - hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer") for å få opp innstillinger for møtet:
Møtealternativer for Teams-møtet
I møteinnstillingene kan du velge:
- "Hvem kan omgå lobbyen?". Hvis du velger "Alle" her, kan hvem som helst komme inn i møtet. Hvis du velger andre alternativer, må en av de som deltar i møtet "slippe inn" eventuelle eksterne deltakere. (Dette må man eventuelt passe på under møtet.)
- Du velger også hvem som skal kunne presentere på møtet. De du velger her får rollen "Presenter". Men denne følger også noen andre rettigheter, bl.a. til å kaste ut andre møtedeltaker og dempe mikrofonene deres. (Se detaljert beskrivelse av rollenes rettigheter.) Det kan derfor være lurt å begrense mengden deltakere som skal presentere.
- Husk å trykk "Lagre".
Invitere en større gruppe ("åpent møte")
Hvis du vil invitere en større gruppe inn i møtet, trenger du ikke å invitere hver og en. Du kan kopiere lenken til møtet og dele den i en felles-epost, i et Team e.l.:
- Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av lenken som må brukes for å delta i møtet.
- Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! I stedet for å lime inn hele lenken i en melding, kan det være lurt å bruke en tekst som "klikk her for å bli med i møtet" med selve lenken som hyperkobling.
Eventuelt kan du erstatte lenken med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på tinyurl.com. - Alle som mottar lenken får tilgang til møtet, enten via nettleser eller Teams-program (hvis de har det installert). Husk å slippe inn deltakere i lobbyen dersom den er aktivert.
Gjennomføre Teams-møtet
- Klikk på lenken for å delta i møtet. Første deltaker som går inn i møtet, starter møtet.
- Hvis det er flere enn noen få deltakere, er det lurt at alle demper (muter) sine mikrofoner når de ikke skal snakke.
- Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet):
- Hvis du har valgt at bare du selv eller bare utvalgte deltakere skal kunne presentere, kan du endre dette under møtet. Du kan gi andre deltakere tilgang til å presentere ved å "forfremme" dem fra "Attendee" til "Presenter". Åpne listen over møtedeltakere, høyreklikk på den aktuelle deltakeren og velg status.
"Presenters" kan bl.a. presentere (vise bilder fra sin maskin), og dempe mikrofonene til andre møtedeltakere.
Strømming og opptak av møter
Ved oppstarten av et møte eller i løpet av møtet, kan du starte opptak av møtet ved å bruke knappen "Start innspilling" på menyen (se bildet over).
Vær oppmerksom på!
- Teams er ikke egnet for møter der det er der det er særs viktig å hindre at uvedkommende kan delta. Kolleger innen UiB som har lenken til møtet, kan gå inn i møtet. Man bør følge med på hvem som er med i møtet til en hver tid dersom møteinnkallingen eller -lenken er delt utenfor en liten gruppe.
- Chat-en for møtet er åpen for alle som deltar i eller er kalt inn til møtet, også etter at de har forlatt møtet og etter at møtet er avsluttet!
- Under møtet kan det være nyttig å følge med på listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.
- Hvis du ikke bruker Outlook/Exchange e-post, har du heller ikke Outlook-kalender og kan du ikke kalle inn til Teams-møter. Ta eventuelt kontakt med IT-avdelingen for å ta i bruk Outlook/Exchange e-post og kalender.
- Det finnes en kalenderfunksjon i Teams-programmet der man kan opprette møter. Den er bare tilgjengelig for de som har e-post i Exchange Online. Det hare foreløpig bare noen få brukere på UiB, men det vil bli flere etter hvert. Vi anbefaler uansett at du oppretter møtet og sender innkallingen i Outlook, som beskrevet her.
