Digitale møter i Teams

Under utvikling! Denne siden er under utvikling og ble sist oppdatert 27.03.2020 av Edmmb . Artikkelen kan eksistere på engelsk. Se etter en språklenke i menyen til venstre.

Kalle inn til Teams-møte (fra Outlook)

1. Kall inn til doktorgradsprøven som et Teams-møte.

Dette gjøres gjennom kalenderen i Outlook ved å velge "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne (kandidat, opponenter, leder, ...) i innkallingen.

2. Endre innstillinger for møtet.

Når du har sendt innkallingen til Teams-møtet for doktorgradsprøven, åpne møtet igjen og gjør følgende:

• Hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer" for å få opp innstillinger for møtet.
• I møteinnstillingene velger "Hvem kan omgå lobbyen?". Hvis du velger "Alle" her, kan hvem som helst komme inn i møtet som tilhørere. Hvis du velger andre alternativer, må en av de som deltar i møtet "slippe inn" eksterne deltakere. Dette må man passe på under møtet.
  

Du velger også hvem som skal kunne presentere på møtet. De du velger her får rollen "Presenter". Men denne følger også noen andre rettigheter, bl.a. til å kaste ut andre møtedeltaker og dempe mikrofonene deres. (Se detaljert beskrivelse av rollenes rettigheter.) Det kan derfor være lurt å begrense mengden deltakere som skal presentere.
Husk å trykk "Lagre":

• Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av linken som må brukes for å delta i møtet. Den skal settes inn i kunngjøringen om doktorgradsprøven:

• Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! Før den settes inn i kunngjøringen, kan det være lurt å erstatte den med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på tinyurl.com.
  
  
• Alle som bruker lenken vil få opp møtet i sin nettleser (eller Teams-program hvis de har det installert). Det er ikke noe krav om at man har UiB-konto eller Microsoft Office 365-konto. Dermed er doktorgradsprøven helt åpen.

3. Gjennomfør doktorgradsprøven med Teams

• Publikum bør ved oppstart informeres om noen kjøreregler, spesielt at de demper (muter) sine mikrofoner for å unngå støy på linjen, og at spørsmål ex auditorio (der det er aktuelt) kan stilles i møtets chat.
• Under møtet bør møteleder (administrator som har kalt inn til møtet) følge med i Teams. Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet).

• Hvis du har valgt at bare du selv eller bare utvalgte deltakere skal kunne presentere, kan du endre dette under møtet. Du kan gi andre deltakere tilgang til å presentere ved å "forfremme" dem fra "Attendee" til "Presenter". Åpne listen over møtedeltakere, høyreklikk på den aktuelle deltakeren og velg status.

"Presenters" kan bl.a. presentere (vise bilder fra sin maskin), og dempe mikrofonene til andre møtedeltakere.

• Det vil være nyttig å ha chat-vinduet oppe så man kan se om det kommer inn spørsmål osv.
• Det kan også være nyttig å se listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.

Mer informasjon

Veiledninger til digitale møter:

• Bruk Teams
• Bruk Outlook til å kalle inn til Teams- eller Skype-møte. (Hvis du ikke har Teams-knappen tilgjengelig i Outlook, logg inn på skrivebord.uib.no og kall inn til møtet der.)