Hvordan bruke Teams?

Samarbeid ledergruppe

• Teams-møter gjør det mulig å ta møter selv om ikke alle er på kontoret
• Innebygd wiki-funksjonalitet som fungerer godt til referat
  • Kan ta notater direkte i wiki under møtet
• Ledermøte
• Oppfølgingsaker for ledermøte
• Oppgavedeling med frister (Planner)
• Saker til ledermøte
• Dokumentdeling og utkastdokumenter
• Deling av høringsnotater
• Integrert felleskalender

Samarbeid i seksjonen

• Hele seksjonen er organisering i team
• Oppgavedeling med frister (Planner)
• Dokumentdeling
• Referat

Ansettelseskomite

• Et team for medlemmer i ansettelseskomiteen.
• Opprette en kanal per søker
• Håndtere søknader/CV/referanser som faner (tabs) i den enkelte søkers kanal
• Enkelt å sortere foretrukne søkere (favorittmerke søkers kanal)
• Nyttig hjelpemiddel under intervjuene, enkel tilgang til relevante dokumenter
• Man kan notere fortløpende under et jobbintervju, skrive ned spørsmål/kommentarer etter hvert som man kommer på dem
• Sporbarhet i ansettelsesprosessen
  • Teamet kan arkiveres skrivebeskyttet, og slettes når det er påkrevd av personvernhensyn
  • Team som ikke har vært i bruk på 12 måneder vil bli automatisk slettet

Oppfølging av lærlinger på en avdeling

• Et team for alle lærlinger/fagansvarlige/instruktører på en avdeling
  • Kanaler sortert etter f.eks. fagplan/hospitering
  • Enkelt for lærlingene å komme i kontakt med nødvendige instruktører
  • Årshjul kan integreres i Planner, og på sikt mot Exchange Online kalender
  • Tidligere fagprøver kan deles i fillageret
  • Erstatter låste mapper på fellesområdet, noe som krevde mye ekstraarbeid ved endring av fagansvarlig/instruktører
• Et annet team for fagansvarlige og administrasjon/ledergruppe.
  • Kan brukes på samme vis som eksempelet for en ansettelseskomite; Lærlingenes kanal kan følge dem fra de leverte søknad/CV og til bestått fagprøve
  • En kanal for hver lærling, fagansvarlige kan diskutere lærlingens fremgang, evt. utfordringer og loggfiler kan knyttes til fillageret
  • Kanalene kan f.eks. merkes med år lærling er tatt inn:
    • 2017 Lærling A
    • 2018 Lærling B
    • 2019 Søker C
    • 2019 Søker D
  • Dette er en stor hjelp dersom man må bytte fagansvarlig under lærlingløpet, ny fagansvarlig kan da plukke opp trådene helt fra ansettelse og til dags dato

Samarbeid på en avdeling/institutt

• Team opprettes dynamisk basert på brukers stedkode/ansettelsesforhold
• Kanaler kan opprettes basert på intern inndeling i seksjoner/grupper
• Hovedkanalen bør reserves for viktig informasjon som må nå alle på avdelingen
• Uformelle kanaler som "småprat", "sosialt", "humor" kan eksistere ved siden av mer faglige kanaler
• På sikt kan SharePoint-siten som tilhører avdelingens Team erstatte fellesområder (her vil det komme er informasjon senere)
  • Filer er da automatisk tilgjengelig for alle på avdelingen, fra alle enheter og fra alle nettverk
  • Sikkerheten er O365-påloggingen, ikke lenger behov for å koble opp VPN fra hjemmekontoret

Ad-hoc grupperinger i chat

• Chat-funksjonen i Teams er mye mer enn bare 1-1 meldinger
• Man kan enkelt invitere flere deltakere til en chat, og gi grupperingen et eget navn.
• Chat og filer er da tilgjengelig for alle deltakere, men den som inviterer til en chat kan legge begrensinger på hva nye deltakere skal se av den tidligere samtalen
• Man trenger ikke opprette nye teams og kanaler som kanskje bare blir brukt for en kort periode
• Man kan lett hoppe mellom tekst-basert chat, voice eller videosamtaler