Hvordan bruke Teams?
Fra IThjelp
Teams kan dekke ulike behov og formål. Vi har laget en liste med noen måter du og dine kollegaer/medstudenter kan ta det i bruk.
Samarbeid ledergruppe
- Teams-møter gjør det mulig å ta møter selv om ikke alle er på kontoret
- Innebygd wiki-funksjonalitet som fungerer godt til referat
- Kan ta notater direkte i wiki under møtet
- Ledermøte
- Oppfølgingsaker for ledermøte
- Oppgavedeling med frister (Planner)
- Saker til ledermøte
- Dokumentdeling og utkastdokumenter
- Deling av høringsnotater
- Integrert felleskalender
Samarbeid i seksjonen
- Hele seksjonen er organisering i team
- Oppgavedeling med frister (Planner)
- Dokumentdeling
- Referat
Ansettelseskomite
- Et team for medlemmer i ansettelseskomiteen.
- Opprette en kanal per søker
- Håndtere søknader/CV/referanser som faner (tabs) i den enkelte søkers kanal
- Enkelt å sortere foretrukne søkere (favorittmerke søkers kanal)
- Nyttig hjelpemiddel under intervjuene, enkel tilgang til relevante dokumenter
- Man kan notere fortløpende under et jobbintervju, skrive ned spørsmål/kommentarer etter hvert som man kommer på dem
- Sporbarhet i ansettelsesprosessen
- Teamet kan arkiveres skrivebeskyttet, og slettes når det er påkrevd av personvernhensyn
- Team som ikke har vært i bruk på 12 måneder vil bli automatisk slettet
Oppfølging av lærlinger på en avdeling
- Et team for alle lærlinger/fagansvarlige/instruktører på en avdeling
- Kanaler sortert etter f.eks. fagplan/hospitering
- Enkelt for lærlingene å komme i kontakt med nødvendige instruktører
- Årshjul kan integreres i Planner, og på sikt mot Exchange Online kalender
- Tidligere fagprøver kan deles i fillageret
- Erstatter låste mapper på fellesområdet, noe som krevde mye ekstraarbeid ved endring av fagansvarlig/instruktører
- Et annet team for fagansvarlige og administrasjon/ledergruppe.
- Kan brukes på samme vis som eksempelet for en ansettelseskomite; Lærlingenes kanal kan følge dem fra de leverte søknad/CV og til bestått fagprøve
- En kanal for hver lærling, fagansvarlige kan diskutere lærlingens fremgang, evt. utfordringer og loggfiler kan knyttes til fillageret
- Kanalene kan f.eks. merkes med år lærling er tatt inn:
- 2017 Lærling A
- 2018 Lærling B
- 2019 Søker C
- 2019 Søker D
- Dette er en stor hjelp dersom man må bytte fagansvarlig under lærlingløpet, ny fagansvarlig kan da plukke opp trådene helt fra ansettelse og til dags dato
Samarbeid på en avdeling/institutt
- Team opprettes dynamisk basert på brukers stedkode/ansettelsesforhold
- Kanaler kan opprettes basert på intern inndeling i seksjoner/grupper
- Hovedkanalen bør reserves for viktig informasjon som må nå alle på avdelingen
- Uformelle kanaler som "småprat", "sosialt", "humor" kan eksistere ved siden av mer faglige kanaler
- SharePoint-siten som tilhører avdelingens Team kan erstatte fellesområder
- Filer er da automatisk tilgjengelig for alle på avdelingen, fra alle enheter og fra alle nettverk
- Sikkerheten er O365-påloggingen, ikke lenger behov for å koble opp VPN fra hjemmekontoret
Ad-hoc grupperinger i chat
- Chat-funksjonen i Teams er mye mer enn bare 1-1 meldinger
- Man kan enkelt invitere flere deltakere til en chat, og gi grupperingen et eget navn.
- Chat og filer er da tilgjengelig for alle deltakere, men den som inviterer til en chat kan legge begrensinger på hva nye deltakere skal se av den tidligere samtalen
- Man trenger ikke opprette nye teams og kanaler som kanskje bare blir brukt for en kort periode
- Man kan lett hoppe mellom tekst-basert chat, voice eller videosamtaler
