FUTURA

Felles forvaltning av utskrifts- og kopitjenester for ansatte ved UiB

Brukerveiledning for Pullprint

Hva går ordningen ut på?

Ordningen innebærer at utskrift og kopiering vil bli en tjeneste fra IT-avdelingen. IT-avdelingen vil eie og forvalte maskinene (skrivere og multifunksjonsmaskiner) for utskrift, kopiering, telefaks og skanning. Brukermiljøene bruker tjenestene på maskinene og belastes for bruk av tjenestene for å dekke faktiske kostnader.

Hva er endringene?

IT-avdelingen vil eie og forvalte maskinene (skrivere og multifunksjonsmaskiner) for utskrift, kopiering, telefaks og skanning. Brukermiljøene vil belastes for bruk av tjenestene. IT-avdelingen vil gjennomgå skriverparken sammen med miljøene og gjøre utskiftninger der det er nødvendig. Direktekøer og personlige skrivere vil i størst mulig grad bli fjernet, og alle skrivertjenester være tilgjengelig gjennom PullPrint.

Hva er fordelene for oss?

IT-avdelingen vil ha ansvar for innkjøp, drift og vedlikehold. Dette sikrer en mer stabil og sikker drift av utskriftstjenesten. Valg av maskiner vil i større grad kunne tilpasses endringer i behov og samtlige skrivere vil bli tilgjengelig for alle ansatte og studenter. En sentraldriftet løsning gjør det enklere å tilby nye og oppgraderte funksjoner etter hvert som dette blir tilgjenglig. Ordningen vil dessuten gi økonomiske gevinster i form av lavere kostnader per side og redusert papirforbuk. Mindre bruk av papir og strøm vil igjen gi miljømessige gevinster.

Hvordan gjør vi med papir?

Det enkelte brukermiljø har selv ansvar for innkjøp av papir lik dagens ordning. UiB har rammeavtale med Staples’ på levering av papir.

Vil alle skrivere bli byttet ut?

Innføringen vil skje gradvis og i nært samarbeid med brukermiljøene. Forhold som dimensjonering og plassering avtales med brukermiljøene. Skrivere vil derfor kun bli skiftet ut dersom det er hensiktsmessig. IT-avdelingen har for øvrig mulighet til å omplassere utstyr for å utnytte det på best mulig måte.

Hva med utstyrets restverdi ved overtagelse?

For å unngå kompliserte økonomiske transaksjoner, forutsettes det at prosjektet overtar eksisterende maskiner fra enheten uten kompensasjon. Det er derfor en fordel at innføringen skjer på et tidspunkt hvor det uansett er på tide med utskiftning og når restverdien på enhetenes maskinpark er så liten som mulig.

Hva med personlige skrivere?

For at prosjektet skal lykkes er det viktig at all dokumentproduksjon foregår gjennom PullPrint, og at det ikke er skrivere eller kopimaskiner utenom denne ordningen. Spesialbehov som ikke kan dekkes av standardtjenestene som ligger i PullPrint, diskuteres og avklares før innføring av systemet ved den enkelte enhet.

Innsparing også om man regner med arbeidstid?

PullPrint systemet innebærer at det alltid vil være skrivere tilgjengelig. Slik unngår man kø dersom en skriver er opptatt med en stor utskriftsjobb.

Hvordan faktureres vi?

Brukermiljøene fakturertes etterskuddsvis to ganger i året. Det faktureres for faktisk forbruk med påslag for prosjektkostnader og innkjøp

For brukere:

Jeg skriver ut konfidensielle utskrifter. Hvordan kan jeg gjøre det?

PullPrint systemet ivaretar behovet for konfidensielle utskrifter ved at utskriften ikke skrives ut før bruker drar kortet. Dette sikrer at utskrifter ikke kommer på avveie.

Hvordan virker scanning?

Scanning er en funksjon i SafeCom kalt «E-mail» Den er tilgjengelig etter innlogging ved å dra kortet eller manuell pålogging via skriverens touch panel. Denne funksjonen lar deg scanne papir fra arkmateren eller glassplaten. Filen sendes så til bruker på epost. Funksjonen er kun tilgjengelig på multifunksjonsskrivere.

Kan jeg scanne direkte til disk?

Det er ikke mulig å scanne direkte til disk. All scanning skjer via «E-mail» funksjonen i SafeCom.

Hvordan kopierer jeg?

Kopiering krever innlogging ved å dra kortet eller manuelt via skriverens touch panel. Kopi funksjonen velges via en fysisk tast på skriverens betjeningspanel.

Må jeg alltid ha med ansattkortet?

Vi anbefaler at du alltid har med deg ansattkortet. For mange av UiBs ansatte benyttes dette kortet som adgangskort og det er dette kortet som automatisk registreres i UiBs systemer. For ansatte som daglig benytter et annet kort er det mulig å koble dette til SafeCom kontoen.

Hva koster det?

IT-avdelingen etterskuddsfakturerer miljøene for faktisk forbruk. Sideprisen som betales per utskriftsside inneholder klikkpris fra leverandør, med påslag for prosjektkostnader og innkjøp.

Hva gjør jeg når skriveren ikke virker?

Alle skrivere eid av FUTURA har serviceavtale. Ricoh skrivere skal feilmeldes direkte til Ricoh. Telefonnummer og skriverens serienummer står på merkelappen på skriveren. Ved feilmelding identifiseres skriveren ved serienummeret.

Toner

Rioch skrivere blir levert med ekstra toner. Ny toner blir automatisk bestilt straks en ny toner settes inn i skriveren. Toner blir i utgangspunktet levert direkte til hver enkelt skriver, men kan leveres til sentralt lager dersom dette er ønskelig. Brukte tonere resirkuleres som plastavfall og skal derfor ikke returenes til Ricoh.