Digitale møter i Teams
Kalle inn til Teams-møte (fra Outlook)
Du oppretter møtet og sender innkallingen fra kalenderen i Outlook.
Velg "Nytt Teams-møte" på båndet. Ta med alle deltakerne i innkallingen.
Innkallingen er ellers som til et vanlig møte.
(Hvis du ikke har Teams-knappen tilgjengelig i Outlook, logg inn på skrivebord.uib.no og kall inn til møtet der.)
I innkallingen kommer det automatisk en link til møtet (merket med 2 på bildet under). Deltakerne klikker på den for å delta i møtet med Teams-programmet (hvis de har det installert) eller en vanlig nettleser.
Du kan bruke linken til møtealternativer (merket 1 på bildet - hold nede CTRL mens du klikker på "møtealternativer") for å få opp innstillinger for møtet:
I møteinnstillingene kan du velge:
- "Hvem kan omgå lobbyen?". Hvis du velger "Alle" her, kan hvem som helst komme inn i møtet. Hvis du velger andre alternativer, må en av de som deltar i møtet "slippe inn" eventuelle eksterne deltakere. (Dette må man eventuelt passe på under møtet.)
- Du velger også hvem som skal kunne presentere på møtet. De du velger her får rollen "Presenter". Men denne følger også noen andre rettigheter, bl.a. til å kaste ut andre møtedeltaker og dempe mikrofonene deres. (Se detaljert beskrivelse av rollenes rettigheter.) Det kan derfor være lurt å begrense mengden deltakere som skal presentere.
- Husk å trykk "Lagre".
Hvis du vil invitere en større gruppe inn i møtet, trenger du ikke å invitere hver og en. Du kan kopiere linken til møtet og dele den i en felles-epost, i et Team e.l.:
- Høyreklikk på teksten "Bli med i Microsoft Teams-møte" og velg "Kopier hyperkobling". Da får du tatt en kopi av linken som må brukes for å delta i møtet.
- Lenken du kopierte fra møteinnkallingen er veldig lang! Før den deles, kan det være lurt å erstatte den med en forkortet lenke, som du f.eks. kan lage på tinyurl.com.
- Alle som bruker lenken vil få opp møtet i sin nettleser (eller Teams-program hvis de har det installert). Det er ikke noe krav om at man har UiB-konto eller Microsoft Office 365-konto. Dermed er møtet helt åpent. (Men hvis du har valgt det, må eksterne deltakere "vente i lobbyen" før de slippes inn av en møtedeltaker.)
Gjennomføre Teams-møtet
- Klikk på linken for å delta i møtet. Første deltaker som går inn i møtet, starter møtet.
- Hvis det er flere enn noen få deltakere, er det lurt at alle demper (muter) sine mikrofoner når de ikke skal snakke.
- Gjør deg kjent med kontrollene i menyen (se bildet):
- Hvis du har valgt at bare du selv eller bare utvalgte deltakere skal kunne presentere, kan du endre dette under møtet. Du kan gi andre deltakere tilgang til å presentere ved å "forfremme" dem fra "Attendee" til "Presenter". Åpne listen over møtedeltakere, høyreklikk på den aktuelle deltakeren og velg status.
"Presenters" kan bl.a. presentere (vise bilder fra sin maskin), og dempe mikrofonene til andre møtedeltakere.
Strømming og opptak av møter
(Kommer!)
Vær oppmerksom på!
- Teams er ikke egnet for hemmelige møter eller møter om svært sensitive temaer. Kolleger innen UiB som har linken til møtet, kan gå inn i møtet. Man bør i alle fall følge nøye med på hvem som er med i møtet til en hver tid dersom møteinnkallingen eller -linken er delt utenfor en liten gruppe.
- Chat-en for møtet er åpen for alle som deltar i eller er kalt inn til møtet, også etter at de har forlatt møtet og etter at møtet er avsluttet!
- Under møtet kan det være nyttig å følge med på listen over møtedeltakere, bl.a. for å se at publikum har dempet sine mikrofoner. Hvis det kommer støy fra en av møtedeltakernes mikrofoner kan administrator høyreklikke på denne og velge å dempe mikrofonen.
- Hvis du ikke bruker Outlook/Exchange e-post, har du heller ikke Outlook-kalender og kan du ikke kalle inn til Teams-møter. Ta eventuelt kontakt med IT-avdelingen for å ta i bruk Outlook/Exchange e-post og kalender.
- Det finnes en kalenderfunksjon i Teams-programmet der man kan opprette møter. Den er bare tilgjengelig for de som har e-post i Exchange Online. Det hare foreløpig bare noen få brukere på UiB, men det vil bli flere etter hvert. Vi anbefaler uansett at du oppretter møtet og sender innkallingen i Outlook, som beskrevet her.
