Zoom Webinar til bruk for digitale doktorgradsprøver

Universitetet i Bergen disponerer 6 samtidig-bruk-lisenser for Zoom Webinar. Zoom Webinar er det som nå anbefales for gjennomføring av digitale doktorgradsprøver. Dette anbefales nå framfor vanlig Zoom- eller Teamsmøte, blant annet på grunn av faren for såkalt "Zoom bombing". Kort forklart er Zoom bombing at en eller flere tilskuere bevisst ønsker å "forstyrre"/ødelegge møte ved for eksempel å si eller gjøre upassende ting foran kamera, eventuelt dele upassende innhold. I et Zoom Webinarmøte har "vanlige" deltakere bare tilgang til lyd/bilde, spørsmål og svar, chat og muligheten til å rekke hånden i været.

Opprette Zoom Webinar

For å opprette et Zoom Webinar for en digitale doktorgradsprøve (disputas eller prøveforelesning) oppretter du en sak via https://hjelp.uib.no/, helst ikke senere enn en uke i forveien.

Her må du få med følgende i saken:

• Hvilken doktorgrad det gjelder. Finn gjerne riktig lenke via denne siden: https://www.uib.no/nye-doktorgrader

• Navn og e-post for Co-host, det vil si personer som er med på disputasen med utvidede rettigheter. Co-host kan blant annet å kaste ut deltagere, stenge ned chat mm. IT-support (aktuelle IT-assistenter) under doktorgradsprøve vil også bli lagt inn her.
• Navn og e-post for paneldeltakere.

Paneldeltakere vil typisk være:

• selve kandidaten
• opponenter
• arrangøransvarlig som ikke er co-host
• andre som skal si eller vise noe

Disse har tilgang til kamera og mikrofon, og kan også dele skjerm eller "vindu". I tillegg har de også tilgang chat og Q&A slik resten av deltakerne har.

It-avdelingen vil med disse opplysningene kunne opprette et Zoom Webinar møte for doktorgradsprøven. Den som oppretter webinaret (fra IT-avdelingen) vil få status som "Host".

"Co-host" og paneldeltakere vil få en e-post med lenke og informasjon som de må bruke for delta.

I saken som er meldt inn vil vi også oppgi lenke som skal deles med alle de andre deltakerne som ønsker å følge doktorgradsprøven. Det er denne lenken som deles offentlig på https://www.uib.no/nye-doktorgrader.

Hvordan gjennomføre den digitale doktorgradsprøven

Co-host eller paneldeltaker går inn på den lenken de har fått på e-post den dagen møtet ble satt opp. Dersom "Practice Mode" er satt vil en få opp følgende melding (øverst) når en går inn på møtet:

Ved hjelp av denne funksjonen vil en kunne prate sammen og teste ut ting før møtet begynner (Trykker "Broadcast").

Vanlige deltakere (atendee) vil få denne meldingen helt til Host eller co-host trykker "Broadcast":

Dersom en ønsker å stenge muligheten for Chat så må Host eller Co-Host gjøre dette manuelt i møte.

Host eller Co-Host kan også fjerne deltakere ved behov:

Da går du inn på Participants - Trykker "More" til høyre for deltaker en vil fjerne - Velger "Remove"

Spørsmål "ex auditorio" kan stilles ved at deltakeren bruker funksjonen Q&A. Spørsmålene kan sees av Host, Co-hoster og paneldeltakerne. Vi anbefaler at en av en av vertene (Host eller Co-host) tar seg av disse spørsmålene. Skulle de oppstå useriøse spørsmål kan en ignorere dem ("Dismiss"). Når det er tid for spørsmål, kan verten lese disse opp for kandidaten som besvarer disse. En kan klikke på knappen "Answer live" eller "Type Answer" alt ettersom hvordan en ønsker å besvare spørsmålet. Når spørsmålet er besvart havner det i "Answered"-gruppen.

Det er også mulig å gi en deltaker (atendee) mulighet til å bruke mikrofon ("Allow to talk") slik at en på den måten kan stille spørsmålet til kandidaten muntlig. Det er også mulig å gjøre deltakeren om til paneldeltaker (panelist) dersom en deltaker også har behov for å bruke webkamera eller dele noe. Dette vil gi bedre kommunikasjon mellom kandidat og deltaker, men også utgjøre en stor risiko for sabotasje, ettersom en aldri kan vite hvem deltakeren egentlig er.

I tilfelle tekniske avbrudd kan opptak av strømmingen være hensiktsmessig. Er du "Host" eller "Co-host" har du en egen "Record"-knapp for dette. (Forutsetter at en bruker "Zoom"- programmet og ikke webutgaven)

De forskjellige panelene for hver av deltakertypene:

Nedenfor ser en hvordan de forskjellige panelene varierer for hver av deltakertypene:

Host eller Co-host

(Co-Host får opp "Leave Webinar" i stedet for "End Meeting". Skal en Host forlate møtet må vedkommende gi "Host"- rollen til en av de andre Co-hostene for å ikke avslutte webinaret for alle. En må bruke Zoom programmet for å kunne ta opp (Record). Denne funksjon er ikke tilgjengelig i webutgaven)

Panelist

Atendee

Kort fortalt ligner Zoom Webinar på vanlig Zoom møte for co-host og paneldeltakere. Hovedforskjellen er at en ikke har "Breakout Room" i et Zoom Webinar møte. Her må en vurdere om en ønsker å opprette et eget møte (Zoom eller Teams) for dette, der en kan diskutere kandidaten sin doktorgradsprøve, uten at de andre hører det. Når en Host forlater et møte må en være oppmerksom på at en også har mulighet til å avslutte møte. En bør ikke gjøre dette dersom en ikke ønsker å stenge møte for alle de andre deltakerne også. Velg i så fall "Leave Meeting" i stedet for "End Meeting for All".