OneDrive

OneDrive er Microsoft sin skylagringstjeneste. Den har mange likhetstrekk med tjenester som Dropbox, Google Drive og Jotta Cloud. Samtidig er den integrert med Office 365, og har dermed langt flere tjenester. Med OneDrive kan du lagre bilder, filer og mapper på én plassering, dele dem med andre og hente dem fra hvor som helst. Du kan opprette dokumenter på datamaskinen på jobben eller på internett, og redigere dem på en bærbar datamaskin, telefon eller nettbrett.

Alle ansatte og studenter har 1 TB lagringsplass i OneDrive. Selv om dette gir bedre muligheter for samarbeid med kolleger både innad og utenfor UiB, så kan det også oppstå noen utfordringer knyttet til synkronisering og lagring av dokumenter mellom dine ulike enheter.

Under har vi samlet informasjon og tips til OneDrive. Siden vil være under utvikling. Hvis du ser noe som mangler, eller finner feil informasjon, så vil vi svært gjerne høre fra deg. Vi anbefaler også at du logger inn på https://portal.office.com/ og laster ned og installerer Office 365.

Windows

Installasjon

Har du Windows 10 er OneDrive-klienten allerede installert på maskinen din. Bruker du Windows 7, må du laste ned og installere OneDrive-klienten. Klienten gjør at du kan synkronisere innholdet mellom de ulike enhetene dine og OneDrive på nett. Dette har mange fordeler, ikke minst når det gjelder sikkerhetskopiering og deling av filer, som vi skal komme tilbake til.

Pålogging

1) Kjør "setup"-filen, og skriv inn e-postadressen din brukernavn@uib.no.

2) Du vil bli sendt videre til felles innlogging og må taste ditt passord

3) Velg plassering for filene (dersom du ikke har noen spesielle preferanser kan du bare trykke neste)

4) Les gjerne den korte innføringen i hvert bilde og trykk > til "Alt er klart".

5) Du har nå installert klienten på PC-en din, og du vil forhåpentligvis se en liten blå sky nede til høyre i oppgavelinjen


Nå har du også fått en egen mappe på maskinen din som heter OneDrive – University of Bergen.
Denne kan du åpne via ikonet i oppgavelinjen eller via startmenyen eller i filutforsker. Under ser du hvordan det ser ut.

Bruk

Dersom du har erfaring med Dropbox eller liknende tjenester, så er OneDrive mye av det samme, men med flere funksjoner og muligheter. Her går vi over noen av de mest sentrale elementene.

Synkronisering

Når du jobber med filer og dokumenter i OneDrive-mappen lokalt på PC-en din vil disse synkroniseres til OneDrive online og dine andre enheter som har OneDrive-klienten installert.
Når filer synkroniseres vil de markeres på følgende måter:


For de fleste av filene dine vil det være tilstrekkelig å kun ha dem tilgjengelig i "tilkoblet modus". Dvs at du kan bla igjennom filer i filstrukturen, men trenger
å være tilkoblet internett for å åpne dem. Dette er nyttig for filer du bare har behov for innemellom og dersom du har tilgang til nett der du er.
Filer som er under opplasting viser med blå piler:


Nedenfor ser du høyreklikkmenyen til en fil i OneDrive-mappen. I tillegg til vanlige redigeringsmuligheter er det "Del" og "Vis på nettet".

I tillegg er det valg for "Alltid behold på denne enheten" og "Frigjør plass".

• Dersom du velger "Alltid behold på denne enheten" vil filen alltid synkroniseres til enheten du sitter på (helgrønnt ikon).
  
• Dersom det allerede er hake foran "Alltid behold på denne enheten" vil filen få en "Tilgjengelig på denne enheten" status som betyr at den holdes
  synkronisert på enheten du sitter på så lenge filen er i gjevnlig bruk. Dersom filen ikke brukes over en tid, vil OneDrive frigjøre plassen og filen får skysymbolet.
  
• Dersom du velger "Frigjør plass" vil plassen filen opptar frigjøres og filen får skysymbolet.
  

OneDrive Online

Går du på venstresiden i Windows Utforsker, høyreklikker på "Onedrive - University of Bergen" og deretter "Vis på nettet" vil Office365 bli åpnet i et nettleservindu.
Her har du også vanlige Office-verktøy tilgjengelig, og du kan jobbe både lokalt og på nett.


Her kan du se oversikt over filer, hva du nylig har jobbet med og filer som er delt med deg. Du finner også Teams-menyen her.

Du kan også opprette nye mapper og filer, laste opp eller synkronisere til maskinen din fra menyen på nett

Legge til personlig konto

Med den nyeste OneDrive klienten så kan man også legge til sin personlige OneDrive-konto, slik at man også har mulighet til å ha den tilgjengelig. Du vil da ha to OneDrive-mapper på PCen din.

Klikk på OneDrive-ikonet i oppgavelinjen, klikk de tre prikkene og klikk deretter på "Innstillinger".

Den åpner menyen, og du finner "Legg til konto" under "Konto"-fanen

Logg på med den personlige kontoen din, og legg den til. Den vil nå vise som et hvitt skyikon i oppgavelinjen.

Mac

Installasjon

Installer oppdatert OneDrive fra Microsoft Office sine sider

Nyttige funksjoner i OneDrive

Samarbeid

Noe av styrken til Office 365 og OneDrive er samhandling. Du kan dele og arbeide på dokumenter sammen med dine kolleger og se endringer mens de blir gjort.

For å dele en mappe eller dokument med noen andre så kan du høyreklikke eller markere dokumentet og bruke "Del"-knappen ovenfor. Da får du opp denne menyen


Skriv inn navnet og du vil få opp forslag til mottaker. Etterpå vil du se at mappen eller dokumentet er delt i oversikten som på bildet under.


Tilganger til dine dokumenter kan du styre selv, det gjør du ved å markere dokumentet og klikke på informasjonsikonet til høyre, eller høyreklikke og velge detaljer.


Her kan du styre tilganger, legge til og fjerne personer, pluss en del avanserte delingsinnstillinger som vi ikke går gjennom her.

Versjonslogg

I OneDrive har vi en funksjon som heter Versjonslogg. For å vise denne må du bla deg frem til filen via ditt OneDrive-område på nett.
Dette gjør du ved å navigere til https://universityofbergen-my.sharepoint.com/ (universell) og bla deg frem til den aktuelle filen der.
Deretter høyreklikker du på filen og velger "Versjonslogg":


Du vil da få opp på høyre side hver gang denne filen har vært lagret og kan se hvem som har gjort endringene.
Om du deretter trykker på de tre prikkene etter tidspunktet for lagring vil du få en meny for å gjenopprette tidligere versjoner av filen:


Dersom du velger Gjenopprett vil OneDrive ta en kopi av - i dette tilfellet - versjonsnummer 4.0 og sette den inn som gjeldende versjon 6.0.
Det betyr at ingen ting slettes, men en kopi blir lagt til som høyeste og gjeldende versjon. Helt ufarlig. Om du bare ønsker å åpne filen først
for å tilse at det er korrekt fil, kan du velge Åpne fil i menyen og den vil åpne seg i tilhørende applikasjon.

Samme muligheter har man også for filer i Teams og SharePoint.

Pålogging

Logg på OneDrive med følgende:

student: brukernavn@uib.no
ansatt: fornavn.etternavn@uib.no

OneDrive for nettbrett og smarttelefon

Det anbefales å laste ned app for nettbrett og/eller mobiltelefon slik at du kan ha tilgang til dine personlige filer fra disse enhetene.
OneDrive appen kan lastes ned fra Google Play (Android) eller fra App Store for iPad eller iPhone.

OneDrive appen for mobile enheter har også muligheten for å ta automatisk backup av bilder du tar med telefon/nettbrett til OneDrive
dersom du ønsker å benytte deg av dette (må aktiveres).

Bruk

Hvordan ta i bruk OneDrive for Mac - fra Microsoft Office sine sider
Universallenke som tar deg direkte til din OneDrive