Forskjell mellom versjoner av «Velkommen til samhandlings og sikkerhetspakken»

 
(64 mellomliggende revisjoner av en annen bruker er ikke vist)
Linje 1: Linje 1:
Denne siden er en samleside for informasjon i forbindelse med overgang til Office 365 i UiB.<br>
+
__NOTOC__
 +
Denne siden er en samleside for informasjon i forbindelse med overgang til Microsoft 365 ved UiB.<br>
 
Her vil vi samle nyttig informasjon for alle som migreres og skal gå i gang med å ta i bruk dette.<br>
 
Her vil vi samle nyttig informasjon for alle som migreres og skal gå i gang med å ta i bruk dette.<br>
<br>
 
OBS: Denne siden er under bygging pr Februar 2020.<br>
 
 
<br>
 
<br>
 
Hvorfor gjør vi dette?<br>
 
Hvorfor gjør vi dette?<br>
Linje 8: Linje 7:
 
Eller står dette i infoeposten?<br>
 
Eller står dette i infoeposten?<br>
 
<br>
 
<br>
==For deg som skal migreres:==
+
==Samhandlings og sikkerhetspakken==
===Hva er egentlig Office 365===
+
===Hva er samhandlings og sikkerhetspakken?===
Office 365 er en samling skybaserte tjenester og applikasjoner fra Microsoft.<br>
+
Samhandlings og sikkerhetspakken er en samling tjenester for lagring og deling av dokumenter, e-post og samhandling, tekstbehandling og andre vanlige programmer m.m.<br>
Disse tjenestene inneholder bl.a. Exchange (E-post), Teams, OneDrive og Office-pakken du har installert på din PC.<br>
+
Dette er også kjent som Microsoft 365. Ettersom alt ligger i "skyen" innebærer dette at programmer og data er tilgjengelige over nettet fra hvor som helst.<br>
 +
<br>
 +
'''Fordeler for deg:'''
 +
* Dine dokumenter, e-post og programmer er tilgjengelige fra der du måtte befinne deg.
 +
* Du kan dele filer og samhandle med andre. Du har full kontroll over hvem du deler med, både på UiB og utenfor.
 +
* Du kan installere Office-programmene (Word, Excel, PowerPoint m.fl.) på 5 ulike PC-er du bruker.
 +
* Med Teams får du en oversiktlig chat-basert arbeidsflate med videomøter, mulighet for samskriving m.m.
 +
* Du har alltid programmer som er oppdatert til siste versjon.
 +
* De ulike tjenestene innen Microsoft 365 fungerer godt sammen.
 +
* Alt er godt beskyttet fordi vi bruker de innebygde sikkerhetsmekanismene i systemet.  
 +
<br>
 +
 
 +
==Hvordan vil du merke det og hva må du gjøre?==
 +
 
 +
===E-Post===
 +
Du vil få e-posten din i skytjenesten «Exchange Online».  Hvis du allerede bruker Outlook til e-post vil du merke lite forandring. Dersom Outlook er åpen vil du få beskjed om å starte Outlook på nytt<br>
 +
når din e-postboks er flyttet til Exchange Online.  I enkelte tilfeller kan det tenkes av kontoen din må settes opp på nytt eller brukernavnet må endres. Spesielt dersom du ikke benytter Windows PC.<br>
 +
Hvis du nå bruker et annet e-postprogram enn Outlook kan det være du må bytte til Outlook dersom det du benytter ikke støtter moderne autentisering. Vi anbefaler alltid å benytte Outlook dersom mulig.<br>
 +
<br>
 +
===Pålogging med fler-fakturautentisering===
 +
Vi tar i bruk to faktorer for å bekrefte din identitet når du logger deg på. Den ene faktoren er passordet ditt. Den andre faktoren er din mobiltelefon.<br>
 +
Du må ta i bruk din mobiltelefon som påloggingsfaktor, enten med en app eller med SMS. Den første gangen du logger på fra en ny PC eller tar i bruk en ny tjeneste, må du bekrefte påloggingen med mobilen.<br>
 +
De fleste kjenner allerede til dette fra nettbanker o.l. Fler-faktorautentisering er et veldig viktig sikkerhetstiltak! Det gjør dine data 99,9 % mindre utsatt for risiko ved identitetstyveri.<br>
 +
Når dette aktiveres vil du få en dialogboks når der du my fylle inn ditt mobiltelefonnummer og/eller aktivere app.<br>
 +
<br>
 +
===Lagring av dokumenter og filer===
 +
Ditt personlige lagringsområde («hjemmeområde») vil ligge i skytjenesten «OneDrive».<br>
 +
I praksis vil mye være som før, men dagens hjemmeområde (O: eller W:) vil hete OneDrive i stedet. Ting du har lagret på hjemmeområdene (O: eller W:), på skrivebordet e.l., må du selv flytte til OneDrive.<br>
 +
Det gamle hjemmeområdet ditt vil være tilgjengelig i en overgangsperiode. Merk at hvis du har filer som inneholder sensitive personopplysninger eller annen informasjon som er strengt fortrolig, finnes det fortsatt<br>
 +
regler for hvordan de kan lagres. Se [lagringsveiledning] for mer info. En stor fordel for deg er at alle filene dine blir tilgjengelig i "skyen" og dermed også på dine mobile enheter (mobiltelefon og nettbrett).<br>
 +
Du kan enten installere en app eller se filene dine via en webside. Det er også mulig å dele lenker til filer med de du samhandler med, og å samskrive i dokumenter. <br>
 +
<br>
 +
===Informasjons-klassifisering av filer og e-post===
 +
Vi tar i bruk klassifisering som gir bedre mulighet til å beskytte informasjon. I Word, Excel og PowerPoint vil du kunne klassifisere filer som Åpen, Begrenset eller Fortrolig. Det samme gjelder for e-poster i Outlook.<br>
 +
Dersom du ikke vedlger klasse, vil filen være Åpen.<br>
 +
 
 +
<br><br>
 +
====================
 +
Alternativt gammel tekst - under arbeid<br>
 +
===Hva består samhandlings og sikkerhetspakken av?===
 +
* [[#Hva_betyr_det_for_meg_at_min_epost_skal_migreres.3F|Exchange (Outlook E-post)]]
 +
* [https://it.uib.no/Teams Teams]
 +
* [[#Hva_betyr_det_for_meg_at_mine_personlige_filer_ligger_i_skyen.3F|Hjemmeområde på OneDrive]]
 +
* [[#Hva_er_godkjenning_med_flere_faktorer_.28MFA.29.3F|Godkjenning med flere faktorer (MFA)]]
 +
* [[#Hva_m.C3.A5_jeg_vite_om_informasjonklassifisering_av_filer_og_epost.3F|Klassifisering av filer og epost]]
 +
* Microsoft Office-pakken
  
 
===Hva betyr det for meg at min epost skal migreres?===
 
===Hva betyr det for meg at min epost skal migreres?===
Først vil din mailboks bli synkronisert til Exchange Online og kjøre i parallell uten at du merker noe til dette. Deretter bytter vi til ren Exchange Online når all mail<br>
+
All migrering av epost vil foregå puljevis og du vil få beskjed i forkant om når din pulje står for tur. Uten at du merker det vil vi flytte eposten din. Når det er ferdig og verifisert<br>
er kopiert over og vi har verifisert at flyttingen har gått OK. Når dette byttet skjer vil du få en beskjed i Outlook om å lukke og starte Outlook igjen dersom du har Outlook oppe.<br>
+
vil du få en beskjed i Outlook om å lukke og starte Outlook igjen dersom du har Outlook åpen. Dette er i hovedsak det du som bruker vil merke. Men du vil også få en mer tilgjengelig<br>
Dette er i hovedsak det du som bruker vil merke. Men du vil også få en mer tilgjengelig epost som følge av at den nå ligger i skyen. Alle vil få beskjed før eposten migreres - puljevis.<br>
+
epost som følge av at den nå ligger i skyen. [Mer plass enn tidligere?]<br>
 
+
<br>
 
Du kan lese mer om migrering til Exchange Online her:<br>
 
Du kan lese mer om migrering til Exchange Online her:<br>
 
[https://it.uib.no/Exchange_online_migrering https://it.uib.no/Exchange_online_migrering]<br>
 
[https://it.uib.no/Exchange_online_migrering https://it.uib.no/Exchange_online_migrering]<br>
Linje 26: Linje 70:
 
Dette gjør at dataene du har tilgang ved hjelp av din brukerprofil er 99,9 % mindre utsatt for risiko ved identitetstyveri. Se lenke til grundigere forklaring nederst på siden.<br>
 
Dette gjør at dataene du har tilgang ved hjelp av din brukerprofil er 99,9 % mindre utsatt for risiko ved identitetstyveri. Se lenke til grundigere forklaring nederst på siden.<br>
  
===Hva betyr deg for meg at mine personlige filer ligger i skyen?===
+
===Hva betyr det for meg at mine personlige filer ligger i skyen?===
I den samme prosessen vil vi også rulle ut OneDrive. Dette er en tjeneste som gir deg et personlig område i skyen der du kan lagre dine personlige jobbfiler.<br>
+
I praksis vil det være likt som før. Bortsett fra at dagens hjemmeområde (O: eller W:) nå vil hete OneDrive i stedet. Filer du tidligere har lagret enten på desktop, O: eller W: må du<br>
Filer du tidligere har lagret enten på desktop, O: eller W: skal fra nå av lagres i OneDrive. Det er unntak for sensitive filer i [https://it.uib.no/AIP SORT kategori] som fortsatt skal lagres i [XZYZZX].<br>
+
selv flytte over til OneDrive. Det gamle hjemmeområdet ditt vil være tilgjengelig med lesetilgang i X mnd. Har du sensitive filer i [https://it.uib.no/AIP kategori "strengt fortrolig"] skal disse fortsatt lagres i [XZYZZX].<br>
En stor fordel for deg er at alle filene dine også vil være tilgjengelig i "skyen" og dermed også på alle dine mobile enheter som mobiltelefon og nettbrett.<br>
+
Se [lagringsveiledning] for mer info. En stor fordel for deg er at alle filene dine også vil være tilgjengelig i "skyen" og dermed også på alle dine mobile enheter som mobiltelefon og nettbrett.<br>
Du kan enten installere en App eller filene dine via en webside. Det er også mulig å dele lenker til filer med de du samhandler med og det er mulighet for å samskrive i dokumenter.<br>
+
Du kan enten installere en app eller se filene dine via en [http://universityofbergen-my.sharepoint.com/ webside]. Det er også mulig å dele lenker til filer med de du samhandler med, samt å samskrive i dokumenter.<br>
 
Se mer informasjon nederst dersom du ønsker å vite mer om OneDrive.<br>
 
Se mer informasjon nederst dersom du ønsker å vite mer om OneDrive.<br>
 
===Filer skal flyttes fra hjemmeområde på O: til OneDrive.===
 
Brukere flytter selv over filer fra O: (og W: dersom du har filer der) til OneDrive. Det er her viktig at man tar stilling til hvilke filer enhver har behov<br>
 
for å ta med videre og hvilke filer som har sentistivt innhold og som ikke skal lagres i skyen. [lagringsveiledning]<br>
 
Den enkleste måten å utføre dette på er klippe ut de filene du ønsker å ta vare på fra O:/W: og lime inn i OneDrive-mappen din.<br>
 
  
 
===Hva må jeg vite om informasjonklassifisering av filer og epost?===
 
===Hva må jeg vite om informasjonklassifisering av filer og epost?===
For å beskytte informasjonen vi behandler hos UiB benytter vi (Microsoft) Azure Information Protection (AIP) for filer av typen Word, Excel og Powerpoint - samt for E-post (Outlook).<br>
+
Klassifiseringen gir mulighet til å beskytte informasjon. I Word, Excel og Powerpoint vil du få opp en knapp i menyen, der du kan klassifisere filer som Åpen, Begrenset eller Fortrolig. Det samme<br>
Du vil se en eller flere nye knapper i disse applikasjonene etter at du er migrert til skyen. Se link nederst på siden for mer informasjon om dette.<br>
+
gjelder for e-poster i Outlook. Dersom du ikke selv setter annen klassifikasjon, vil '''Åpen''' være gjeldende klassifisering. Se lenke nederst på siden for mer informasjon om dette.<br>  
Dersom du ikke selv setter annen klassifikasjon, vil standard Åpen/Grønn være gjeldende klassifisering.<br>
 
  
Kort om hvorfor, hva og hvordan.
+
==========================
AIP kan du lese mer om på linken nedenfor.<br>
+
<br>
 +
<br>
  
 
==Mer detaljert informasjon om de andre ulike delene av Office 365 finner du her:==
 
==Mer detaljert informasjon om de andre ulike delene av Office 365 finner du her:==

Nåværende revisjon fra 31. jul. 2020 kl. 10:05

Denne siden er en samleside for informasjon i forbindelse med overgang til Microsoft 365 ved UiB.
Her vil vi samle nyttig informasjon for alle som migreres og skal gå i gang med å ta i bruk dette.

Hvorfor gjør vi dette?
[Kristian skriver noe om prosjektet?]
Eller står dette i infoeposten?

Samhandlings og sikkerhetspakken

Hva er samhandlings og sikkerhetspakken?

Samhandlings og sikkerhetspakken er en samling tjenester for lagring og deling av dokumenter, e-post og samhandling, tekstbehandling og andre vanlige programmer m.m.
Dette er også kjent som Microsoft 365. Ettersom alt ligger i "skyen" innebærer dette at programmer og data er tilgjengelige over nettet fra hvor som helst.

Fordeler for deg:

  • Dine dokumenter, e-post og programmer er tilgjengelige fra der du måtte befinne deg.
  • Du kan dele filer og samhandle med andre. Du har full kontroll over hvem du deler med, både på UiB og utenfor.
  • Du kan installere Office-programmene (Word, Excel, PowerPoint m.fl.) på 5 ulike PC-er du bruker.
  • Med Teams får du en oversiktlig chat-basert arbeidsflate med videomøter, mulighet for samskriving m.m.
  • Du har alltid programmer som er oppdatert til siste versjon.
  • De ulike tjenestene innen Microsoft 365 fungerer godt sammen.
  • Alt er godt beskyttet fordi vi bruker de innebygde sikkerhetsmekanismene i systemet.


Hvordan vil du merke det og hva må du gjøre?

E-Post

Du vil få e-posten din i skytjenesten «Exchange Online». Hvis du allerede bruker Outlook til e-post vil du merke lite forandring. Dersom Outlook er åpen vil du få beskjed om å starte Outlook på nytt
når din e-postboks er flyttet til Exchange Online. I enkelte tilfeller kan det tenkes av kontoen din må settes opp på nytt eller brukernavnet må endres. Spesielt dersom du ikke benytter Windows PC.
Hvis du nå bruker et annet e-postprogram enn Outlook kan det være du må bytte til Outlook dersom det du benytter ikke støtter moderne autentisering. Vi anbefaler alltid å benytte Outlook dersom mulig.

Pålogging med fler-fakturautentisering

Vi tar i bruk to faktorer for å bekrefte din identitet når du logger deg på. Den ene faktoren er passordet ditt. Den andre faktoren er din mobiltelefon.
Du må ta i bruk din mobiltelefon som påloggingsfaktor, enten med en app eller med SMS. Den første gangen du logger på fra en ny PC eller tar i bruk en ny tjeneste, må du bekrefte påloggingen med mobilen.
De fleste kjenner allerede til dette fra nettbanker o.l. Fler-faktorautentisering er et veldig viktig sikkerhetstiltak! Det gjør dine data 99,9 % mindre utsatt for risiko ved identitetstyveri.
Når dette aktiveres vil du få en dialogboks når der du my fylle inn ditt mobiltelefonnummer og/eller aktivere app.

Lagring av dokumenter og filer

Ditt personlige lagringsområde («hjemmeområde») vil ligge i skytjenesten «OneDrive».
I praksis vil mye være som før, men dagens hjemmeområde (O: eller W:) vil hete OneDrive i stedet. Ting du har lagret på hjemmeområdene (O: eller W:), på skrivebordet e.l., må du selv flytte til OneDrive.
Det gamle hjemmeområdet ditt vil være tilgjengelig i en overgangsperiode. Merk at hvis du har filer som inneholder sensitive personopplysninger eller annen informasjon som er strengt fortrolig, finnes det fortsatt
regler for hvordan de kan lagres. Se [lagringsveiledning] for mer info. En stor fordel for deg er at alle filene dine blir tilgjengelig i "skyen" og dermed også på dine mobile enheter (mobiltelefon og nettbrett).
Du kan enten installere en app eller se filene dine via en webside. Det er også mulig å dele lenker til filer med de du samhandler med, og å samskrive i dokumenter.

Informasjons-klassifisering av filer og e-post

Vi tar i bruk klassifisering som gir bedre mulighet til å beskytte informasjon. I Word, Excel og PowerPoint vil du kunne klassifisere filer som Åpen, Begrenset eller Fortrolig. Det samme gjelder for e-poster i Outlook.
Dersom du ikke vedlger klasse, vil filen være Åpen.



========

Alternativt gammel tekst - under arbeid

Hva består samhandlings og sikkerhetspakken av?

Hva betyr det for meg at min epost skal migreres?

All migrering av epost vil foregå puljevis og du vil få beskjed i forkant om når din pulje står for tur. Uten at du merker det vil vi flytte eposten din. Når det er ferdig og verifisert
vil du få en beskjed i Outlook om å lukke og starte Outlook igjen dersom du har Outlook åpen. Dette er i hovedsak det du som bruker vil merke. Men du vil også få en mer tilgjengelig
epost som følge av at den nå ligger i skyen. [Mer plass enn tidligere?]

Du kan lese mer om migrering til Exchange Online her:
https://it.uib.no/Exchange_online_migrering

Hva er godkjenning med flere faktorer (MFA)?

MFA står for Multi Factor Authentication (godkjenning med flere faktorer) og betyr i prinsippet at du benytter to faktorer for å bekrefte din identitet ved pålogging.
Den ene faktoren er naturligvis passordet ditt og den andre faktoren er å bekrefte via enten SMS eller en App (Authenticator).
Dette gjør at dataene du har tilgang ved hjelp av din brukerprofil er 99,9 % mindre utsatt for risiko ved identitetstyveri. Se lenke til grundigere forklaring nederst på siden.

Hva betyr det for meg at mine personlige filer ligger i skyen?

I praksis vil det være likt som før. Bortsett fra at dagens hjemmeområde (O: eller W:) nå vil hete OneDrive i stedet. Filer du tidligere har lagret enten på desktop, O: eller W: må du
selv flytte over til OneDrive. Det gamle hjemmeområdet ditt vil være tilgjengelig med lesetilgang i X mnd. Har du sensitive filer i kategori "strengt fortrolig" skal disse fortsatt lagres i [XZYZZX].
Se [lagringsveiledning] for mer info. En stor fordel for deg er at alle filene dine også vil være tilgjengelig i "skyen" og dermed også på alle dine mobile enheter som mobiltelefon og nettbrett.
Du kan enten installere en app eller se filene dine via en webside. Det er også mulig å dele lenker til filer med de du samhandler med, samt å samskrive i dokumenter.
Se mer informasjon nederst dersom du ønsker å vite mer om OneDrive.

Hva må jeg vite om informasjonklassifisering av filer og epost?

Klassifiseringen gir mulighet til å beskytte informasjon. I Word, Excel og Powerpoint vil du få opp en knapp i menyen, der du kan klassifisere filer som Åpen, Begrenset eller Fortrolig. Det samme
gjelder for e-poster i Outlook. Dersom du ikke selv setter annen klassifikasjon, vil Åpen være gjeldende klassifisering. Se lenke nederst på siden for mer informasjon om dette.

==============



Mer detaljert informasjon om de andre ulike delene av Office 365 finner du her:

Hva er Office 365?
Hva er Exchange Online?
Hva er Microsoft Teams?
Hva er OneDrive?
Hva er Azure Information Protection?
Hva er Multi Factor Authentication?

Og ved å søke på Kategori Office 365.