|
|
(35 mellomliggende versjoner av 5 brukere er ikke vist) |
Linje 1: |
Linje 1: |
| {{BRA}}
| | [[Outlook|Outlook-brukere]] som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post. |
| Stadig mer bruk av e-post og mye bruk av store filer som vedlegg fører til at mange får store mengder data i e-posten sin. Typisk
| |
| er det lyd-, film og bilde-filer som tar stor plass, men også vanlige dokumenter kan bli forholdsvis store. Men lagringsplass
| |
| er ikke ubegrenset, og e-posten går generelt treigere med store datamengder i systemet. Derfor er det nødvendig å sette
| |
| begrensinger for hvor mye data man kan lagre på serverne. Dette fungerer litt ulikt for brukere med e-post på Unix og brukere
| |
| med e-post på Exchange.
| |
|
| |
|
| ==Outlook==
| | ''Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!'' |
| For Outlook-brukere ([[E-post på Exchange]]) ligger begrensningen for e-post på 1 GB pr bruker på Exchange-serveren. Dette er en
| |
| absolutt maksimal grense for alle Exchange-brukere på UiB, og er forholdsvis mye i et Exchange-system, men man kan arkivere
| |
| deler av e-posten på hjemmeområdet. Vi har laget en bruksanvisning for å slette eller arkivere e-post i Outlook:
| |
|
| |
|
| Mange bruker e-post som arkiv og har etter hvert samlet store mengder e-post. E-post-tjenere er imidlertid ikke ment å brukes som lagringsplass. For å bedre kapasteten til e-post-servere kan det derfor vere nødvenidg å fjerne e-post. Microsoft Outlook har mulighet til å flytte e-post fra Exchange-server til et annet fillager. Dette gjøres ved at man arkiverer e-posten i en fil som man lagrer på hjemmeområdet. Da har man like rask tilgang til den arkiverte e-posten så lenge man har tilgang til hjemmeområdet. Den gamle e-posten beholder samme mappestruktur som før, og er tilgjengelig som "Arkiver mapper" nedenfor den eksisterende e-posten. Fremgangsmåten er også enkel.
| | E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass. |
|
| |
|
| === Størrelse ===
| |
|
| |
|
| ==== Outlook 2010 ==== | | == Finne størrelsen på postboks == |
| | Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din. |
|
| |
|
| Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
| | [[File:mailbox-size.jpg|300px]] |
|
| |
|
| 1) Fil - Informasjon <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Fil-Info.png]]<br/><br/>
| |
|
| |
|
| 2) Velg Verktøy for opprydding - Opprydding i postboks <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Rydd.png]]<br/><br/>
| | == Tømme slettete elementer == |
| 3) Velg - Vis størrelsen på postboksen <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Storrelse.png]]<br/><br/>
| | Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe: |
| | |
| | |
| ==== Outlook 2003 ====
| |
| | |
| Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
| |
| | |
| 1) Høyreklikk Mailbox i mappelisten til venstre. Velg Egenskaper for Mailbox ...<br/>[[Image:Outlook egensk f mailbox 1.gif]]<br/><br/>
| |
| 2) Klikk på knappen Mappestørrelse, og få oversikt over totalstørrelse og størrelse på hver enkelt mappe. <br/> [[Image:Outlook egensk f mailbox 2.gif]]
| |
| | |
| === Slette ===
| |
| E-post som slettes i Outlook blir ikke endelig slettet før man har tømt mappen "Deleted items" Gå derfor gjennom mappen "Slettede elementer" for å sjekke om det som ligger der kan slettes. Man kan sortere på dato eller størrelse ved å klikke på aktuell kolonneoverskrift, og således slette de største og eldste meldingene som man ikke trenger.
| |
| | |
| ==== Sortere epost i Outlook 2010 ====
| |
| 1) Klikk på den kolonneoverskriften du ønsker å sortere etter
| |
| <br/>[[Fil:Outlook2010N-VisStoreMail.png]]
| |
| | |
| | |
| ==== Sortere epost i Outlook 2003 ====
| |
| 1) Klikk på den kolonneoverskriften du ønsker å sortere etter
| |
| <br/>[[Image:Outlook kolonne-sortering.gif]]
| |
| | |
| ==== Tømme Slettete elementer i Outlook 2010 ====
| |
| 1) Høyre klikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe
| |
| <br/>[[Fil:Outlook2010N-TommeSlettete.png]]
| |
| | |
| ==== Tømme Slettete elementer i Outlook 2003 ====
| |
| 1) Høyre klikk på Slettede elementer og velg Tøm mappeen Deleted Items
| |
| <br/> [[Image:Outlook slett deleted.jpg]]
| |
|
| |
|
| | [[File:mailbox-emptytrash.jpg|250px]] |
|
| |
|
| Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren. | | Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren. |
|
| |
|
|
| |
|
| | == Fjerning av vedlegg == |
| | Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det. |
| | Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg. |
|
| |
|
| Vedlegg kan også lett fjernes fra meldinger når meldingen er åpnet (ikke forhåndsvisning). Man høyreklikker vedlegget og velger "Fjern". Husk å lagre endringen etterpå. Om man trenger vedlegget kan man lagre det et annet sted for å spare plass i Exchange.
| | [[File:mailbox-removeattachment.jpg|400px]] |
| | |
| [[Image:Outlook remove attachment.gif]] | |
| | |
| | |
| === Arkiv - Outlook 2003 ===
| |
| | |
| 1) PÅ Fil-menyen velger man "Arkiv..."
| |
| | |
| [[Image:Outlook arkiv 01.jpg]]
| |
| | |
| | |
| 2) a) I vinduet Arkiv velger man '''"Arkiver denne mappen og alle undermapper".'''
| |
| b) Man kan velge '''hele Mailbox eller en enkelt mappe'''. En mappe kan ha undermapper, som også vil bli arkivert.
| |
| c) Man velger så '''ønsket dato''' som man ønsker å beholde e-posten i den vanlige e-posten fra.
| |
| d) Man passer på at det i feltet Arkivf i l står '''O:\emailarchive.pst'''.
| |
| | |
| Viktig:: Det skal ikke stå C:\ eller D:\ foran filnavnet. Det blir nemlig ikke tatt sikkerhetskopi av det som lagres lokalt.
| |
| | |
| Det er store sjanser for at du må arkivere mer e-post senere. Da kan e-post arkiveres i et allerede eksisterende Outlook-arkiv, og du har straks tilgang til den siste arkiverte e-posten sammen med det som er arkivert fra før.
| |
| Man kan imidlertid lagre flere versjoner av arkivfiler med mappenavn og/eller dato i filnavnet. Når arkivfilen blir større enn 1 GB kan det være greit å lage en ny arkivfil, hvis filen blir større enn 2 GB øker muligheten for at noe går galt.
| |
| | |
| e) Trykk '''
| |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
|
| |
|
|
| |
|
| | == Arkivere eldre meldinger == |
| | UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se [[Exchange-arkivering]].) |
|
| |
|
| | Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten. |
|
| |
|
| | Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties": |
|
| |
|
| | [[File:mailbox-inboxproperties.jpg|300px]] |
|
| |
|
| | Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere. |
|
| |
|
| | [[File:mailbox-onlinarchiveproperties.jpg|300px]] |
|
| |
|
| | | Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se [[Exchange-arkivering]] for mer informasjon. |
| | |
| | |
| | |
| <nowiki>[OK]</nowiki> ''' og arkiveringen starter. Nede i høyre hjørnet i Outlook viser at arkiveringen pågår. Det kan ta noen minutter før arkiveringen er fullført. Den må '''ikke avbrytes'''.
| |
| | |
| [[Image:Outlook arkiv 02.jpg]]
| |
| | |
| | |
| 3) Finner du ikke det arkiverte materialet i Outlook?
| |
| -> Gå på menyen "Gå til" og velg "Mappeliste".
| |
| | |
| [[Image:Outlook gaa til mappeliste.jpg]]
| |
| | |
| Alternativt må du gå på Fil-menyen og velge Åpne... - Datafil for Outlook.
| |
| | |
| [[Image:Outlook opne datafil.gif]] | |
| | |
| | |
| 4) Da skal du kunne se "Arkiver mapper" under den vanlige e-posten. Det er bare å åpne ved å klikke på [+] for å bla i mappene som vanlig.
| |
| | |
| [[Image:Outlook mappeliste.jpg]]
| |
| | |
| Tilsvarende arkivering kan også gjøres for kalender og kontakter, men merk at det arkiverte materiale opprettet før valgt dato da forsvinner fra vanlig kalender eller adressebok
| |
| | |
| | |
| ==Thunderbird/Unix==
| |
| | |
| Har man e-posten på Unix-systemet, ligger begrensningen på hvor mye plass man har på hjemmeområdet totalt. Uansett bør man
| |
| ikke ha for mye data i e-postsystemet, da det fører til at systemet går treigere både for seg selv og andre.
| |
| | |
|
| |
|
| ==Generelle tips== | | ==Generelle tips== |
|
| |
|
| *Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller | | *Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet. |
| meldingen fra e-postsystemet. | |
|
| |
|
| *Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via | | *Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra [[OneDrive]]) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer! |
| vev. Gå til http://vedlegg.uib.no
| |
|
| |
|
| *Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på | | *Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass. |
| størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass. | |
|
| |
|
| *Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette | | *Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i |
| reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i | |
| tillegg. | | tillegg. |
|
| |
| *Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren. | | *Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren. |
|
| |
|
| *Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på hjemmeområdet ditt, sjekk intranett for pris:
| | [[Kategori:E-post]] |
| https://intranett.uib.no/uPortal/tag.idempotent.render.userLayoutRootNode.target.275.uP?loc_code_path=2210&menu_type=11&link_id_path=146281&url=&mid=felles&uP_root=root
| |
|
| |
|
| [[Kategori:E-post]]
| |
| [[Kategori:Outlook]]
| |
| [[Kategori:Bruksanvisninger]] | | [[Kategori:Bruksanvisninger]] |
| | |
| | [[en:Full inbox Outlook]] |
Outlook-brukere som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.
Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!
E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass.
Finne størrelsen på postboks
Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.
Tømme slettete elementer
Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe:
Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.
Fjerning av vedlegg
Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det.
Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.
Arkivere eldre meldinger
UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se Exchange-arkivering.)
Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.
Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":
Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.
Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se Exchange-arkivering for mer informasjon.
Generelle tips
- Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet.
- Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra OneDrive) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
- Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.
- Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i
tillegg.
- Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.