Skjemaverktøy og -tjenester

Revisjon per 10. aug. 2011 kl. 11:21 av Edpjm (diskusjon | bidrag) (Flyttar innhald frå itwiki, der sida har blitt utvikla, primært av Chernet og Jostein. Nokre mindre omskrivingar i dei øverste avsnitta.)
(diff) ← Eldre revisjon | Nåværende revisjon (diff) | Nyere revisjon → (diff)


Informasjon.gif Har du lyst til å gi oss en
Tilbakemelding
på denne siden?

Bruk av skjema er en måte å samle spesifikk informasjon på en systematisk måte. Med elektroniske skjema kan dette gjøres mer effektivt enn med utfylling på papir. Siden Internett er blitt stadig mer tilgjengelig, er det blitt enkelt for mange å taste inn det du trenger via nettleseren. Både studenter og ansatte på universitetet har tilgang til flere verktøy og tjenester for vevbaserte datainnsamling.


Ulike verktøy til ulike behov

For å unngå å skyte spurv med kanoner, eller elg med sprettert, er det lurt å vurdere alternativene ut fra behovet. Noen ganger kan telefon være det beste for å innhente informasjon, i andre tilfeller trengs kanskje spesialutviklet programvare.

Her finner du oversikt over ulike vevbaserte verktøy eller tjenester IT-avdelingen kan tilby for å samle inn informasjon på en systematisk måte. Vi tar ikke her for oss dokumenter fra for eksempel Word, Excel eller i pdf-format, som må samles inn ett og ett i papir- eller elektroniske form.

Skjemaker - for enkel skjemalaging

For enklere vevbaserte skjema med standard funksjonalitet tilbyr IT-avdelingen et vevbasert verktøy kalt Skjemaker. Dette er et selvhjelps verktøy som er velegnet til skjema for påmelding til mindre arrangement, kursevalueringer og lignende. Standardelementer kan lett legges til skjemaet ved å klikke og dra, men innholdet kan tilpasses det aktuelle behov.

Les mer

Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen

Trenger du mer avansert funksjonalitet enn det som støttes i selvhjelpsskjemaet Skjemaker, har IT-avdelingen tilgang til et mer fleksibelt verktøy. Dette krever mer spesialkompetanse og tilganger til UiBs systemer og databaser. Derfor må dette benyttes i samarbeid med IT-avdelingen. Eksempler på bruk er påmeldingsskjema til større kurs og konferanser, tildeling av velferdshyttene og HMS-rapportering.

Les mer

Spørreundersøkelser - verktøy for utvikling, utsending og analyse

Skal du gjennomføre større spørreundersøkelser til vitenskapelige eller administrative formål, har UiB tilgang til et komplett verktøy for slik bruk. Verktøyet heter SurveyXact og har funksjonalitet og fleksibilitet til å dekke de fleste behov innen ulike typer spørreundersøkelser fra start til mål.

Les mer

Skjema i Mi side

Mi side har funksjonalitet for å gjennomføre enklere spørringer for medlemmene i enkeltgrupper.

Les mer

Hva trenger jeg?

Verktøyet er ikke alt

For å få informasjonen du trenger, er det ikke bare verktøyet som teller. Forarbeid og fremgangsmåte er også viktig. Dette er ikke ment å være noen sjekkliste, men noen viktige spørsmål å stille seg er:

  • Hva er formålet eller formålene med å hente inn svarene?
  • Hvem skal fylle inn skjemaet?
  • Hvilken informasjon må du gi de som skal svare?
  • Hvilken informasjon må du be folk fylle inn? (Hva er overflødig og hva kan du hente andre steder?)
  • Hvordan spør du slik at mottakeren gir svaret du ønsker, og slik at det er entydig (og i ønsket form)?
  • Skal informasjonen knyttes mot eksisterende eller fremtidig informasjon?
  • Må du vite hvem som har svart eller skal besvarelsene være anonyme?

Viktig: Før du sender ut skjemaet, må det være tilstrekkelig testet, både av deg selv og andre.

Sammenligning

Vi har her sammenlignet verktøyene innenfor bruksområder, sikkerhet og muligheter i forhold til viderebehandling. Dette vil forhåpentlig være til hjelp for å besvare noen av spørsmålene i valg av verktøy. (Merk at du kan klikke på pilene i kolonneoverskriftene for å sortere og samle tilgjengelige muligheter for hvert verktøy/tjeneste.)

Bruksområder

Skjemaker Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen SurveyXact Skjema i Mi side
Enkle påmeldinger til mindre arrangementer Ja Ja, om du trenger mer funksjonalitet enn skjemaker har Ja, om du likevel har tilgang og kan bruke verktøyet Ja, men gjelder kun for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side
Avansert administrasjon av påmelding til større arrangementer (eks. dynamisk kobling mot antall ledige plasser, automatisk overføring til venteliste om fullbooket, osv...) Nei Ja Nei Nei
Komplett gjennomføring av brukerundersøkelser Nei Nei Ja Nei
Evaluering av undervisning ved UiB Nei Nei Ja, men Studieadministrativ avdeling anbefaler å bruke Mi side til dette formålet Ja, for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side

Funksjonalitet

Skjemaker Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen SurveyXact Skjema i Mi side
Forhåndslagde skjemaelementer som tekst, nedtrekksmeny, ett- eller flervalgsspørsmål Ja Ja Ja Ja
Obligatorisk svar på enkeltspørsmål Ja Ja Ja Ja
Validering av gyldigheten av inntastede svar Ja, på forhåndsdefinerte typer som blant annet dato, e-post, adresse Ja Ja Ja, på forhåndsdefinerte typer som blant annet dato, e-post, adresse
Registrert besvarelse kan endres av respondent i etterkant Nei Ja (valgfritt?) Ja (valgfritt?) (Ja?) (valgfritt?)
Registrert besvarelse kan endres av skjemaadministrator i etterkant Nei Ja, men ikke for anonyme besvarelser Ja, men ikke for anonyme besvarelser Nei(?)
Forhåndsvisning før innsending av svar Ja Nei Nei Ja
Utsending via e-post eller via besøk på vevside Ja Ja Ja Ja, men krever medlemskap av aktuell gruppe i Mi Side
Melding på e-post til brukere kan tilpasses Ja Ja Ja Ja
Kobling mot informasjon i databaser eller tidligere undersøkelser Nei Ja Ja Nei

Sikkerhet

Skjemaker Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen SurveyXact Skjema i Mi side
Anonyme besvarelser mulig Ja Ja Ja, anbefales til undersøkelser som inneholder sensitive data Ja
Passordbeskyttelse for besvarelse mulig Ja Ja Ja Ja, krever pålogging til Mi side
Kryptert datatrafikk (https) mulig Ja Ja Ja Ja
Begrensing til ett svar per bruker mulig Mulighet for begrensning til ett svar per maskin, basert på IP-adresse Ja Ja, via e-postadresse Ja, via pålogging til Mi side
Captcha tilgjengelig (beskyttelse mot utfylling av “roboter” for utsending av spam) Ja Nei Nei Nei

Viderebehandling av data

Skjemaker Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen SurveyXact Skjema i Mi side
Analyse av svar mulig i verktøyet Nei Ja, men krever bistand fra IT-avdelingen Ja Nei
Eksport av data til csv (åpent tekstformat med f.eks. komma som skilletegn) Ja Ja Ja Ja
Eksport av data til xls-format (til bruk i blant annet Microsoft Office og OpenOffice.org) Ja Ja Ja Nei
Eksport av data til øvrige formater enn csv / xls Nei XML SAS, SPSS Nei