IT-tjenester for gjester

Autoritativ informasjon! Denne siden inneholder informasjon som er autoritativ og vedlikeholdes av IT-avdelingen.

Rutine for elektroniske kommunikasjonstjenester (telefon mv,) samt avisabonnement - punkt 5.4.2 i regelsamlingen

Formål

Nedenfor gis en orientering om universitetets hovedregler for innvilging av elektroniske kommunikasjonsmidler (mobiltelefon, DSL og lignende), og rutinene ved refusjon av betalte telefonutgifter. Det blir orientert om oppgaveplikt og skatteplikt for slike ytelser og for avisabonnement levert til hjemmeadressen.

Rutinen gjelder fra 1. januar 2007

Hjemmel

Statens Personalhåndbok, pkt.10.2 ”Elektroniske kommunikasjonstjenester”. Vi viser til denne for utdypende informasjon.

Generelle bestemmelser

1. Elektroniske kommunikasjonsmiddel til bruk for ansatte utenfor ordinær arbeidssted, kan bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig for tjenesten. Ved innvilgning skal en legge vekt på behovet for tilgjengelighet, beredskap, fleksibilitet mv. Bare dersom sterkt tjenestelige behov tilsier det, kan det tilstås to eller flere tjenester.

2. Ved innvilging av elektroniske kommunikasjonsmidler (EK-tjenester) plikter man å benytte UiBs til enhver tid gjeldende rammeavtaler for slike tjenester. Se Kontor for innkjøp/IT-avdelingen for nærmere info.

3. Tidligere ordning med dekning av boligtelefon erstattes med arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon, med unntak av personer som omfattes av gruppe 4 c).

4. Det innføres et tak for dekning av mobiltelefon.

Det enkelte institutt/fakultet må ut fra en vurdering av den ansattes behov fastsette et tak for dekning av mobilutgifter, og gjøre det kjent for den ansatte. Avdelingen er ansvarlig for at taket ikke overskrides. Kategoriene nedenfor er å anse som retningsgivende.

a) Kr. 5000,- inkludert dekning av abonnement. Denne kategorien vil gjelde de fleste som får dekket mobiltelefon.

b) kr 8000,- inkludert dekning av abonnement. Denne kategorien gjelder de som har stor reisevirksomhet eller av andre grunner har behov for høyere tak.

c) Fullt dekket. (Denne gruppen gjelder avdelingsdirektører (kode 1060), instituttstyrere, dekaner og universitetsledelsen)

DSL – abonnement/linje dekkes i sin helhet.

Overskridelse av disse medfører trekk i lønn. Kun unntaksvis vil overskridelse bli godtatt, beløp skal da være godkjent av fakultetsdirektør.

5.. Det skal foretas en løpende vurdering av omfanget av de ansattes tjenstlige behov for arbeidsgiverfinansiert elektronisk kommunikasjon. Denne foretas av styrer/kontorsjef.

6. Oppgaveplikt/ skatteplikt

Finansdepartementet har fra inntektsåret 2006 innført nye regler for beskatning av EK-tjenester dekket av arbeidsgiver, som telefon, bredbånd mv. Det er innført sjablonbeskatningsmodell, hvor arbeidstaker som har adgang til å disponere en eller flere EK-tjenester utenfor sin ordinære arbeidssituasjon, får et inntektspåslag på inntil kr. 4000 for en EK-tjeneste og inntil kr. 6000 for to eller flere. Dekning på inntil kr. 1000 til slike utgifter kan skje skattefritt. (samme beløp ved en eller flere tjenester.)

Arbeidstakere som kun disponerer telefon i arbeidstiden skattlegges ikke. Dette gjelder for mobiltelefoner som legges igjen på arbeidsstedet.

NB! Enhetene ved UiB må utarbeide rutiner for oppbevaring av telefoner som kun benyttes i arbeidstiden. Ordningen må kunne dokumenteres. Samlet oversikt over hvilke ansatte som legger telefonen igjen på arbeidsstedet sendes lønnskontoret.

For nærmere informasjon vedrørende beskatning se her.

Orienteringen er delt i fire:

1.. Mobiltelefon - Retningslinjer for anskaffelse og bruk

2. DSL - Rutiner for dekning

3. Refusjon av legitimerte telefonutgifter

4. Fritt avisabonnement levert til hjemmeadresse

Mobiltelefon – retningslinjer for anskaffelse og bruk

Hovedbestemmelser

Styrere, dekaner og direktører har rett til arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon.

Kontorsjefer og andre må sende søknad til sitt fakultet om å få innvilget mobiltelefon. Tjenestetelefon, i form av permanent arbeidsgiverfinansiert mobiltelefon, kan bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig av hensyn til tjenesten. Søknader om mobiltelefon godkjennes av styrer/kontorsjef. (se pkt. 1.3 a)

Mobiltelefon kan anskaffes og lånes ut midlertidig til ansatte når behovet for tilgjengelighet, beredskap, fleksibilitet mv. er tilstede. Den enkelte styrer/kontorsjef vil være ansvarlig for at dette overholdes.

Anskaffelse av mobiltelefon skal foretas innenfor UiBs rammeavtaler og IT-avdelingens retningslinjer. Telefonen anskaffes av institutt / avdeling og alle utgifter dekkes over instituttets / avdelingens driftsmidler.

Det er ikke adgang til å dekke betalingstjenester eller varer med mobilabonnementet. UiB har innsyn i bruken av mobilabonnementet.

Telefon med tilbehør, er UiBs eiendom, og skal leveres tilbake når person slutter eller når behov opphører.

Søknad om godkjenning av mobiltelefonabonnement

a) Permanente behov

Bestilling: Bestilling av nytt abonnement gjøres via skjema på nettsiden til IT-avdelingen her.

Bestillingen skal være godkjent og signert av styrer/kontorsjef.

Registrering:

Instituttet / avdelingen er mobiltelefonens interne «eier» og skal registrere opplysninger om hvem som til enhver tid har telefon til utlån. Alle abonnement som inst./avd. betaler for, skal være registrert i inst./avdelingens navn. Dersom telefonen er til «fast» utlån * til tjenestebruk for en bestemt tilsatt, må også vedkommendes navn oppgis. Alle endringer i faste utlån skal meldes til og registreres av IT-avdelingen (se pkt.2.3a ovenfor). Inst./avd. er ansvarlig for at mobiltelefoner som er anskaffet tidligere er registrert ved IT-avdelingen.

Ansatte som mottar mobiltelefon til fast utlån skal signere ”Avtale for utlevering av mobiltelefon og eller SIM kort”, som bl.a. inneholder en avtale om trekk i lønn dersom tak for dekning overskrides. Utfylt skjema sendes Lønnskontoret med kopi til IT-avdelingen. Ved eventuelt trekk i lønn ved overskridelse av på forhånd definerte tak, sender avdelingen avtale om trekk til lønnskontoret for effektuering.

• Med ”fast utlån” menes alt som ikke kan defineres som ”sporadisk bruksadgang”, jfr. Skattetatens definisjon: ”Vilkåret er at bruken ikke overstiger 14 dager i løpet av en 30-dagers periode og ikke mer enn totalt 30 dager i løpet av et inntektsår.”

b) Midlertidige behov

Avdelinger og institutter som har midlertidig behov for mobiltelefon til tjenestebruk, henvender seg til Telefonsentralen, Christiesgt.18, for utlån. Telefonene utlånes i samsvar med egne fastsatte retningslinjer.

Ved midlertidig lån av en mobiltelefon skal et utlånsskjema fylles ut. Dette skal bl.a. inneholde opplysninger om lånerens navn, utlånsperiode, formål og låners signaturaksept av at eventuell privat bruk kan trekkes i lønn. Ved eventuelt trekk i lønn sendes anvist skjema til Lønnskontoret. Skjema ”Registrering av mobiltelefon- utlån”, benyttes.

Betalingsrutine

Universitetet betaler det totale fakturabeløp (inkludert abonnementet).

Anvisning

a) Permanente behov:

Faktura fra teleleverandør blir ved elektronisk fakturabehandling adressert direkte til UiB, Regnskapskontoret. Ved eventuelt flere abonnement pr enhet henstilles det til å benytte samlefaktura. Dersom kostnadsfordeling eksempelvis skal foretas på ulike prosjekter må utgiftsføringen splittes ved kontering og attestasjon.

b) Utlån av mobiltelefon (ref. pkt. 1.4):

Ved attestasjon/kontering må utgiftsart 6901 - mobiltelefon benyttes. Skjema ” Registrering av mobiltelefon- utlån”, benyttes.

Anvisende myndighet utøver kontroll av den enkeltes forbruk ved anvisning av fakturaen, jfr. Pkt 4 under generelle bestemmelser.

DSL - rutiner for dekning

Hovedbestemmelser

Ansatte som har datautstyr til disposisjon på egen bopel, kan få dekket utgifter til DSL når dette anses nødvendig av hensyn til tjenesten. DSL anses nødvendig i tjenesten, når den ansatte har behov for rask formidling av data over internett fra PC på egen bopel, for å utføre sine arbeidsoppgaver. Dette gjelder for ansatte som har beredskapsfunksjoner knyttet til driften av universitetets IT-anlegg og for andre ansatte som av tjenstlige grunner utfører arbeidsoppgaver fra PC på egen bopel.

Søknad om godkjenning av DSL

Søknad om DSL avgjøres av instituttstyrer eller avdelingsdirektør. Vedtaket må skriftlig begrunne behovet for anskaffelse, og hvorfor anskaffelsen er nødvendig av hensyn til tjenesten. Vedtaket om innvilgelse arkiveres ved instituttet eller avdelingen. Instituttet eller avdelingen har også ansvaret for å påse at utgiftsdekningen trekkes tilbake dersom den tjenstlige begrunnelsen for å dekke utgiften faller bort som følge av endringer av arbeidsoppgaver. DSL rekvireres av IT-avdelingen, etter anmodning fra institutt eller avdeling. Ordningen med dekning av kostnader til DSL gjelder bare når leverandøren har rammeavtaler med Universitetet i Bergen.

Betalingsrutiner

DSL som institutter eller avdelinger betaler for skal være registrert i instituttets eller avdelingens navn og navnet på personen som mottar ytelsen. Utgiftene til DSL dekkes over instituttets eller avdelingens driftsmidler. Universitetet betaler det totale fakturabeløp. Ved attestasjon/kontering må fakturaene påføres utgiftsart 6902- DSL. IT-avdelingen skal på vegne av universitetet føre oversikt over alle DSL -utgifter som dekkes av UiB.

Søknadsskjema for DSL er tilgjengelig her.

Refusjon av legitimerte telefonutgifter

Ansatte som ikke har «fri» mobiltelefon kan kreve refusjon for legitimerte tjenestesamtaler over deres private mobiltelefon, mot innsending av spesifisert telefonregning.

Anvist skjema ” Refusjon – legitimerte telefonutgifter”, sendes Lønnskontoret for utbetaling. Legitimerte utgifter refunderes skattefritt.

Avisabonnement betalt av UiB og levert til hjemmeadresse

Oppgaveplikt/ skatteplikt

Dersom en ansatt på grunn av spesielt informasjonsbehov får levert hjem ett eller flere avisabonnement(er) til hjemmeadresse, regnes det rimeligste abonnementet som skattepliktig fordel, og skal innberettes til skattemyndighetene. Dersom arbeidstaker i tillegg holder et avisabonnement selv, anses ikke abonnementene dekket av arbeidsgiver som skattepliktig fordel. Vi henstiller derfor enhetene til å særskilt melde fra til Lønnskontoret dersom dette er tilfelle. Innberetning vil ellers bli foretatt.

Faktura/refusjonsbilag skal anvises på art 6841 -"Fri avis levert bolig". Ved årsavslutning vil Lønnskontoret overføre skattepliktig del av kostnaden til art 5221 «Fri avis». Skjema 'Refusjon oppgavepliktige ytelser ”, benyttes.