Full inbox Outlook

Revision as of 10:04, 24 June 2014 by Rul067 (talk | contribs)
Information.gif Please give us a
Feedback


Outlook-users (Outlook) have an inbox with max capasity of 3 GB per user. If you get a full inbox, you will have to either delete old mails or create an archive.


Finding the size of the inbox

Unsure about the size of your inbox? In Outlook, go to File -> Info and find the size below the box for Mailbox Cleanup.

Size0.PNG Size.PNG


Empty folder for Deleted Items

You could save space by emptying the deleted items folder. Find the folder and right-click it. Choose Empty Folder. You can do this both in the archive and for the mails on the server.

Empty.png


Remove attachment

You can save an attachment in your directory and then delete the attachment from the email to save space in your inbox. To delete the attachment, right-click it and choose Remove Attachment

Delete.png


Archive

You can setup Outlook to automatically archive emails that are older than a certain date. Go to File -> Info and click Cleanup Tools. Choose Archive... from the list.

Archive0.png

Choose what folders you want Outlook to archive, and what emails it should archive. After that you choose a destination for your file, please choose your W:-directory (Unix directory). Do NOT choose C:\ or D:\. Click OK.

Archive1.png


Open archive file / Data Files

1) Fil - Informasjon

Fil:Outlook2010N-Fil-Info.png

2) Velg Kontoinnstillinger - Kontoinnstillinger

Fil:Outlook2010N-Kontoinnstillinger.png

3) Velg Datafiler

Fil:Outlook2010N-Datafiler.png


Thunderbird/Unix

Har man e-posten på Unix-systemet, ligger begrensningen på hvor mye plass man har på hjemmeområdet totalt. Uansett bør man ikke ha for mye data i e-postsystemet, da det fører til at systemet går treigere både for seg selv og andre.


Generelle tips

  • Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller

meldingen fra e-postsystemet.

  • Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via

vev. Gå til http://vedlegg.uib.no

  • Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på

størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.

  • Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette

reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i tillegg.

  • Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.
  • Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på Unix-området ditt (W:). Det kan din Sebra-godkjenner gjøre for deg