Skjemaverktøy og -tjenester
Bruk av skjema er en måte å samle spesifikk informasjon på en systematisk måte. Med elektroniske skjema kan dette gjøres mer effektivt enn med utfylling på papir. Siden Internett er blitt stadig mer tilgjengelig, er det blitt enkelt for mange å taste inn det du trenger via nettleseren. Både studenter og ansatte på universitetet har tilgang til flere verktøy og tjenester for vevbasert datainnsamling.
Ulike verktøy til ulike behov
For å unngå å skyte spurv med kanoner, eller elg med sprettert, er det lurt å vurdere alternativene ut fra behovet. Noen ganger kan telefon være det beste for å innhente informasjon, i andre tilfeller trengs kanskje spesialutviklet programvare.
På denne siden finner du oversikt over vevbaserte verktøy eller tjenester ved UiB for å samle inn informasjon på en systematisk måte.
Vi tar her ikke for oss skjema i form av dokumenter fra for eksempel Word, Excel eller i pdf-format, enten de sendes ut og samles inn i papir- eller elektronisk form. Imidlertid har spesialverktøyet for spørreundersøkelser (se under) mulighet for å eksportere skjema til dokumentformat. Slike skjema kan da sendes eller deles ut på papir, e-postvedlegg eller via telefonspørringer. Svarene kan så plottes manuelt inn i spørreverktøyet for videre behandling.
Skjemaker - for enkel skjemalaging
For enklere vevbaserte skjema med standard funksjonalitet tilbyr IT-avdelingen et vevbasert verktøy kalt Skjemaker. Dette er et selvhjelps verktøy som er velegnet til skjema for påmelding til mindre arrangement, kursevalueringer og lignende. Standardelementer kan lett legges til skjemaet ved å klikke og dra, og innholdet kan tilpasses det aktuelle behov.
Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen
Trenger du mer avansert funksjonalitet enn det som støttes i selvhjelpsskjemaet Skjemaker, har IT-avdelingen tilgang til et mer fleksibelt verktøy. Dette krever mer spesialkompetanse og tilganger til UiBs systemer og databaser. Derfor må dette benyttes i samarbeid med IT-avdelingen. Eksempler på bruk er påmeldingsskjema til større kurs og konferanser, tildeling av velferdshyttene og HMS-rapportering.
Spørreundersøkelser - verktøy for utvikling, utsending og analyse
Skal du gjennomføre større spørreundersøkelser til vitenskapelige eller administrative formål, har UiB tilgang til et komplett verktøy for slik bruk. Verktøyet heter SurveyXact og har funksjonalitet og fleksibilitet til å dekke de fleste behov innen ulike typer spørreundersøkelser fra start til mål.
Skjema i Mi side
Mi side har funksjonalitet for å gjennomføre enklere spørringer for medlemmene i enkeltgrupper.
Hva trenger jeg?
Verktøyet er ikke alt
For å få informasjonen du trenger, er det ikke bare verktøyet som teller. Forarbeid og fremgangsmåte er også viktig. Dette er ikke noen sjekkliste, men noen viktige spørsmål å stille seg er:
- Hva er formålet eller formålene med å hente inn svarene?
- Hvem skal fylle inn skjemaet?
- Hvilken informasjon må du gi de som skal svare?
- Hvilken informasjon må du be folk fylle inn? (Hva er overflødig og hva kan du hente andre steder?)
- Hvordan spør du slik at mottakeren gir svaret du ønsker, og slik at det er entydig (og i ønsket form)?
- Skal informasjonen knyttes mot eksisterende eller fremtidig informasjon?
- Må du vite hvem som har svart eller skal besvarelsene være anonyme?
Viktig: Før du sender ut skjemaet, må det være tilstrekkelig testet, både av deg selv og andre.
Sammenligning
Vi har her sammenlignet verktøyene innenfor bruksområder, sikkerhet og muligheter i forhold til viderebehandling. Dette vil forhåpentlig være til hjelp for å besvare noen av spørsmålene i valg av verktøy. (Merk at du kan klikke på pilene i kolonneoverskriftene for å sortere og samle tilgjengelige muligheter for hvert verktøy/tjeneste.)
Bruksområder
Skjemaker | Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen | SurveyXact | Skjema i Mi side | |
---|---|---|---|---|
Enkle påmeldinger til mindre arrangementer | Ja | Ja, om du trenger mer funksjonalitet enn skjemaker har | Ja, om du likevel har tilgang og kan bruke verktøyet | Ja, men gjelder kun for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side |
Avansert administrasjon av påmelding til større arrangementer (eks. dynamisk kobling mot antall ledige plasser, automatisk overføring til venteliste om fullbooket, osv...) | Nei | Ja | Nei | Nei |
Komplett gjennomføring av brukerundersøkelser | Nei | Nei | Ja | Ja, men gjelder kun for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side |
Evaluering av undervisning ved UiB | Nei | Nei | Ja, men Studieadministrativ avdeling anbefaler å bruke Mi side til dette formålet | Ja, for medlemmer av aktuell gruppe i Mi side |
Funksjonalitet
Skjemaker | Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen | SurveyXact | Skjema i Mi side | |
---|---|---|---|---|
Forhåndslagde skjemaelementer som tekst, nedtrekksmeny, ett- eller flervalgsspørsmål | Ja | Ja | Ja | Ja |
Obligatorisk svar på enkeltspørsmål | Ja | Ja | Ja | Ja |
Validering av gyldigheten av inntastede svar som blant annet dato, e-post, adresse | Ja | Ja | Ja | Ja |
Registrert besvarelse kan endres i etterkant av den som har svart | Ja | Ja | Ja | Ja |
Registrert besvarelse kan endres av skjemaadministrator i etterkant (unntak for anonyme besvarelser) | Ja | Ja | Ja | Ja |
Forhåndsvisning før innsending av svar | Ja | Nei | Nei | Nei |
Utsending via e-post eller via besøk på vevside | Ja | Ja | Ja | Ja, men krever medlemskap av aktuell gruppe i Mi Side |
Melding på e-post til brukere kan tilpasses | Ja | Ja | Ja | Ja |
Kobling mot informasjon i databaser eller tidligere undersøkelser | Nei | Ja | Ja | Nei |
Gjenbruk av skjema | Ja | Ja | Ja | Ja |
Sikkerhet
Skjemaker | Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen | SurveyXact | Skjema i Mi side | |
---|---|---|---|---|
Anonyme besvarelser mulig | Ja | Ja | Ja, anbefales til undersøkelser som inneholder sensitive data | Ja |
Passordbeskyttelse for besvarelse mulig | Ja, kan beskyttes med et felles passord for å kunne svare | Ja | Ja | Ja, krever pålogging til Mi side |
Kryptert datatrafikk (https) | Ja | Ja | Ja | Ja |
Begrensing til ett svar per bruker mulig | Ja,mulighet for begrensning til ett svar per maskin, basert på IP-adresse | Ja | Ja | Ja |
Captcha tilgjengelig (beskyttelse mot utfylling av “roboter” for utsending av spam) | Ja | Nei | Nei | Nei |
Viderebehandling av data
Skjemaker | Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen | SurveyXact | Skjema i Mi side | |
---|---|---|---|---|
Analyse av svar mulig i verktøyet | Nei | Ja, men krever bistand fra IT-avdelingen | Ja | Nei |
Eksport av data til csv (åpent tekstformat med f.eks. komma som skilletegn) | Ja | Ja | Ja | Ja |
Eksport av data til xls-format (til bruk i blant annet Microsoft Office og OpenOffice.org) | Ja | Ja | Ja | Nei |
Eksport av data til øvrige formater enn csv / xls | Nei | XML | SAS, SPSS | Nei |