Skjemaverktøy og -tjenester

Bruk av skjema er en måte å samle spesifikk informasjon på en systematisk måte. Med elektroniske skjema kan dette gjøres effektivt og enkelt. Studenter og ansatte på UiB har tilgang til flere verktøy og tjenester for vevbasert datainnsamling.

Ulike verktøy til ulike behov

For å unngå å skyte spurv med kanoner, eller elg med sprettert, er det lurt å vurdere alternative verktøy ut fra behovet. På denne siden finner du oversikt over vevbaserte skjemaverktøy eller -tjenester ved UiB.

(Vi tar her ikke for oss skjema i form av dokumenter fra for eksempel Word, Excel eller i pdf-format, enten de sendes ut og samles inn i papir- eller elektronisk form. Imidlertid har spesialverktøyet for spørreundersøkelser (se under) mulighet for å eksportere skjema til dokumentformat. Slike skjema kan da sendes eller deles ut på papir, e-postvedlegg eller via telefonspørringer. Svarene kan så plottes manuelt inn i spørreverktøyet for videre behandling.)

De verktøyene/tjenestene som tilbys er:

• Webskjema (Skjemaker) - for enkel skjemalaging
  For enklere vevbaserte skjema med standard funksjonalitet. Dette er et selvhjelpsverktøy som er velegnet for påmelding til mindre arrangement, kursevalueringer og lignende. Standardelementer kan lett legges til skjemaet ved å klikke og dra, og innholdet kan tilpasses det aktuelle behov.
  Les mer

• Avanserte påmeldingsskjema (skreddersydd i samarbeid med IT-avdelingen)
  Trenger du mer avansert funksjonalitet enn det som støttes i Skjemaker, har IT-avdelingen tilgang til et mer fleksibelt verktøy. Dette krever mer spesialkompetanse og tilganger til UiBs systemer og databaser. Derfor må dette benyttes i samarbeid med IT-avdelingen. Eksempler på bruk er påmeldingsskjema til større kurs og konferanser, tildeling av velferdshyttene og HMS-rapportering.
  Les mer

• Spørreundersøkelser (SurveyXact)
  Skal du gjennomføre større spørreundersøkelser til vitenskapelige eller administrative formål, har UiB tilgang til et komplett verktøy for slik bruk. Verktøyet heter SurveyXact og har funksjonalitet og fleksibilitet til å dekke de fleste behov innen ulike typer spørreundersøkelser fra start til mål.
  Les mer

Sammenligning

Vi har her sammenlignet verktøyene innenfor bruksområder, funksjonalitet, sikkerhet og muligheter for viderebehandling av data. Dette vil forhåpentlig være til hjelp når du skal velge verktøy.

(Merk at du kan klikke på pilene i kolonneoverskriftene for å sortere og samle tilgjengelige muligheter for hvert verktøy/tjeneste.)

Bruksområder

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact
Enkle påmeldinger til mindre arrangementer	Ja	Ja, om du trenger mer funksjonalitet enn skjemaker har	Ja, om du likevel har tilgang og kan bruke verktøyet
Løsning for nettbetaling	Nei	Ja	Nei
Avansert administrasjon av påmelding til større arrangementer (eks. dynamisk kobling mot antall ledige plasser, automatisk overføring til venteliste om fullbooket, osv...)	Nei	Ja	Nei
Komplett gjennomføring av brukerundersøkelser	Ja	Nei	Ja
Evaluering av undervisning ved UiB	Ja	Nei	Ja

Funksjonalitet

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact
Forhåndslagde skjemaelementer som tekst, nedtrekksmeny, ett- eller flervalgsspørsmål	Ja	Ja	Ja
Obligatorisk svar på enkeltspørsmål	Ja	Ja	Ja
Validering av gyldigheten av inntastede svar som blant annet dato, e-post, adresse	Ja	Ja?	Ja,(Det er også mulig med andre valideringer)
Registrert besvarelse kan endres i etterkant av den som har svart	Ja	Ja	Ja
Registrert besvarelse kan endres av skjemaadministrator i etterkant (unntak for anonyme besvarelser)	Ja	Ja	Ja
Forhåndsvisning før innsending av svar	Ja	Nei	Nei
Utsending via e-post eller via besøk på vevside	Ja	Ja	Ja
Melding på e-post til brukere kan tilpasses	Ja	Ja	Ja
Kobling mot informasjon i databaser eller tidligere undersøkelser	Nei	Ja	Ja
Visning for deltakerliste	Nei (GDPR)	Ja, men funksjonalitet må tilpasses på hvert enkelt skjema	Nei
Betinget Logikk for vise / skjule felter og sider(conditional Logic)	Ja	Ja	Ja
Tilpasning til mobil enheter (iphone, Android, ipad..)	Ja	Nei	Ja
Støtter flere språk (Out of the box)	Ja	Nei	Nei
Støtter for "signatur"	Ja	Nei	Nei
Støtter for "file upload"	Ja	Ja	Nei
Forhåndsvisning før innsending av svar	Ja	Nei	Nei
Passordbeskyttelse mulig	Ja	Ja	Ja
Captcha (Et program som beskytter mot utfylling av“roboter”)	Ja	Nei	Nei
Tillater mellomlagring av data.	Ja	Ja	Nei
Gjenbruk av skjema	Ja	Ja	Ja

Sikkerhet

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact
Anonyme besvarelser mulig	Ja (persondata ikke påkrevet, men kobling mot IP-adresse er teknisk mulig)	Ja	Ja, anbefales til undersøkelser som inneholder sensitive data
Passordbeskyttelse for besvarelse mulig	Ja, kan beskyttes med et felles passord for å kunne svare	Ja	Ja
Kryptert datatrafikk (https)	Ja (og på skjema data)	Ja	Ja
Begrensing til ett svar per bruker mulig	Ja (kan begrenses til ett svar per maskin basert på IP-adresse, samt kreve unik innfylling i enkeltfelter)	Ja	Ja
Captcha tilgjengelig (beskyttelse mot utfylling av “roboter” for utsending av spam)	Ja	Nei	Nei

Viderebehandling av data

	Skjemaker	Avanserte påmeldingsskjema i samarbeid med IT-avdelingen	SurveyXact
Analyse av svar mulig i verktøyet	Ja	Ja, men krever bistand fra IT-avdelingen	Ja
Eksport av data til csv (åpent tekstformat med f.eks. komma som skilletegn)	Ja	Ja	Ja
Eksport av data til xls-format (til bruk i blant annet Microsoft Office og OpenOffice.org)	Ja	Ja	Ja

Hva trenger jeg?

Verktøyet er ikke alt

For å få informasjonen du trenger, er det ikke bare verktøyet som teller. Forarbeid og fremgangsmåte er også viktig. Dette er ikke noen sjekkliste, men noen viktige spørsmål å stille seg er:

• Hva er formålet eller formålene med å hente inn svarene?
• Hvem skal fylle inn skjemaet?
• Hvilken informasjon må du gi de som skal svare?
• Hvilken informasjon må du be folk fylle inn? (Hva er overflødig og hva kan du hente andre steder?)
• Hvordan spør du slik at mottakeren gir informasjonen du ønsker, og slik at det er entydig (og i ønsket form)?
• Skal informasjonen knyttes mot eksisterende eller fremtidig informasjon?
• Må du vite hvem som har svart eller skal besvarelsene være anonyme?

Viktig: Før du sender et spørreskjema til mange personer, må det være tilstrekkelig testet, både av deg selv og andre.