Forskjell mellom versjoner av «Full innboks»

Fra ithjelp
Hopp til: navigasjon, søk
m
 
(38 mellomliggende revisjoner av 5 brukere er ikke vist)
Linje 1: Linje 1:
{{BRA}}
+
[[Outlook|Outlook-brukere]] som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.  
Stadig mer bruk av e-post og mye bruk av store filer som vedlegg fører til at mange får store mengder data i e-posten sin. Typisk
 
er det lyd-, film og bilde-filer som tar stor plass, men også vanlige dokumenter kan bli forholdsvis store. Men lagringsplass
 
er ikke ubegrenset, og  e-posten går generelt treigere med store datamengder i systemet. Derfor er det nødvendig å sette
 
begrensinger for hvor mye data man kan lagre på  serverne. Dette fungerer litt ulikt for brukere med e-post på Unix og brukere
 
med e-post på Exchange.  
 
  
==Outlook==
+
''Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!''
For Outlook-brukere ([[E-post på Exchange]]) ligger begrensningen for e-post på 1 GB pr bruker på Exchange-serveren. Dette er en
 
absolutt maksimal grense for alle Exchange-brukere på UiB, og er forholdsvis mye i et Exchange-system, men man kan arkivere
 
deler av e-posten på hjemmeområdet. Vi har laget en bruksanvisning for å slette eller arkivere e-post i Outlook:
 
  
Mange bruker e-post som arkiv og har etter hvert samlet store mengder e-post. E-post-tjenere er imidlertid ikke ment å brukes som lagringsplass. For å bedre kapasteten til e-post-servere kan det derfor vere nødvenidg å fjerne e-post. Microsoft Outlook har mulighet til å flytte e-post fra Exchange-server til et annet fillager. Dette gjøres ved at man arkiverer e-posten i en fil som man lagrer på hjemmeområdet. Da har man like rask tilgang til den arkiverte e-posten så lenge man har tilgang til hjemmeområdet. Den gamle e-posten beholder samme mappestruktur som før, og er tilgjengelig som "Arkiver mapper" nedenfor den eksisterende e-posten. Fremgangsmåten er også enkel.
+
E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass.
  
=== Størrelse ===
 
  
==== Outlook 2010 ====
+
== Finne størrelsen på postboks ==
 +
Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.
  
Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
+
[[File:mailbox-size.jpg|300px]]
  
1) Fil - Informasjon <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Fil-Info.png]]<br/><br/>
 
  
2) Velg Verktøy for opprydding - Opprydding i postboks <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Rydd.png]]<br/><br/>
+
== Tømme slettete elementer ==
3) Velg - Vis størrelsen på postboksen <br/><br/>[[Fil:Outlook2010N-Storrelse.png]]<br/><br/>
+
Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe:
 
 
 
 
==== Outlook 2003 ====
 
 
 
Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
 
 
 
1) Høyreklikk Mailbox i mappelisten til venstre. Velg Egenskaper for Mailbox ...<br/>[[Image:Outlook egensk f mailbox 1.gif]]<br/><br/>
 
2) Klikk knappen Mappestørrelse, og få oversikt over totalstørrelse og størrelse på hver enkelt mappe. <br/> [[Image:Outlook egensk f mailbox 2.gif]]
 
 
 
=== Slette ===
 
E-post som slettes i Outlook blir ikke endelig slettet før man har tømt mappen "Deleted items" Gå derfor gjennom mappen "Deleted items" for å sjekke om det som ligger der kan slettes. Man kan sortere på dato eller størrelse ved å klikke på aktuell kolonneoverskrift, og således slette de største og eldste meldingene som man ikke trenger.
 
 
 
==== Outlook 2010 ====
 
<br/>[[Fil:Outlook2010N-VisStoreMail.png]]
 
 
 
 
 
==== Outlook 2003 ====
 
 
 
<br/>[[Image:Outlook kolonne-sortering.gif]]
 
  
 +
[[File:mailbox-emptytrash.jpg|250px]]
  
 
Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.
 
Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.
 
[[Image:Outlook slett deleted.jpg]]
 
 
 
Vedlegg kan også lett fjernes fra meldinger når meldingen er åpnet (ikke forhåndsvisning). Man høyreklikker vedlegget og velger "Fjern". Husk å lagre endringen etterpå. Om man trenger vedlegget kan man lagre det et annet sted for å spare plass i Exchange.
 
 
[[Image:Outlook remove attachment.gif]]
 
 
 
=== Arkiv - Outlook 2003 ===
 
 
1) PÅ Fil-menyen velger man "Arkiv..."
 
 
[[Image:Outlook arkiv 01.jpg]]
 
 
 
2) a) I vinduet Arkiv velger man '''"Arkiver denne mappen og alle undermapper".'''
 
b) Man kan velge '''hele Mailbox eller en enkelt mappe'''. En mappe kan ha undermapper, som også vil bli arkivert.
 
c) Man velger så '''ønsket dato''' som man ønsker å beholde e-posten i den vanlige e-posten fra.
 
d) Man passer på at det i feltet Arkivf i l står '''O:\emailarchive.pst'''.
 
 
Viktig:: Det skal ikke stå C:\ eller D:\ foran filnavnet. Det blir nemlig ikke tatt sikkerhetskopi av det som lagres lokalt.
 
 
Det er store sjanser for at du må arkivere mer e-post senere. Da kan e-post arkiveres i et allerede eksisterende Outlook-arkiv, og du har straks tilgang til den siste arkiverte e-posten sammen med det som er arkivert fra før.
 
Man kan imidlertid lagre flere versjoner av arkivfiler med mappenavn og/eller dato i filnavnet. Når arkivfilen blir større enn 1 GB kan det være greit å lage en ny arkivfil, hvis filen blir større enn 2 GB øker muligheten for at noe går galt.
 
 
e) Trykk '''
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
  
 +
== Fjerning av vedlegg ==
 +
Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det.
 +
Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.
  
 +
[[File:mailbox-removeattachment.jpg|400px]]
  
  
 +
== Arkivere eldre meldinger ==
 +
UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se [[Exchange-arkivering]].)
  
<nowiki>[OK]</nowiki>                  '''  og arkiveringen starter. Nede i høyre hjørnet i Outlook viser at arkiveringen pågår. Det kan ta noen minutter før arkiveringen er fullført. Den må '''ikke avbrytes'''.
+
Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.
  
[[Image:Outlook arkiv 02.jpg]]
+
Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":
  
 +
[[File:mailbox-inboxproperties.jpg|300px]]
  
3) Finner du ikke  det arkiverte materialet i Outlook?
+
Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.
-> Gå på menyen "Gå til" og velg "Mappeliste".
 
  
[[Image:Outlook gaa til mappeliste.jpg]]
+
[[File:mailbox-onlinarchiveproperties.jpg|300px]]
 
 
Alternativt må du gå på  Fil-menyen og velge Åpne... - Datafil for Outlook.
 
 
 
[[Image:Outlook opne datafil.gif]]
 
 
 
 
 
4) Da skal du kunne se "Arkiver mapper" under den vanlige e-posten. Det er bare å åpne ved å klikke på [+] for å bla i mappene som vanlig.
 
 
 
[[Image:Outlook mappeliste.jpg]]
 
 
 
Tilsvarende arkivering kan også gjøres for kalender og kontakter, men merk at det arkiverte materiale opprettet før valgt dato da forsvinner fra vanlig kalender eller adressebok
 
 
 
 
 
==Thunderbird/Unix==
 
 
 
Har man e-posten på Unix-systemet,  ligger begrensningen på  hvor mye plass man har på hjemmeområdet totalt. Uansett bør man
 
ikke ha for mye data i e-postsystemet, da det fører til at systemet går treigere både for seg selv og andre.
 
  
 +
Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se [[Exchange-arkivering]] for mer informasjon.
  
 
==Generelle tips==  
 
==Generelle tips==  
  
*Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller  
+
*Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet.  
meldingen fra e-postsystemet.  
 
  
*Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via
+
*Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra [[OneDrive]]) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
vev. Gå til http://vedlegg.uib.no
 
  
*Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på  
+
*Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
 
  
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette  
+
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i  
reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i  
 
 
tillegg.  
 
tillegg.  
 
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
  
*Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på hjemmeområdet ditt, sjekk intranett for pris:
+
[[Kategori:E-post]]
https://intranett.uib.no/uPortal/tag.idempotent.render.userLayoutRootNode.target.275.uP?loc_code_path=2210&menu_type=11&link_id_path=146281&url=&mid=felles&uP_root=root
 
  
[[Kategori:E-post]]
 
[[Kategori:Outlook]]
 
 
[[Kategori:Bruksanvisninger]]
 
[[Kategori:Bruksanvisninger]]
 +
 +
[[en:Full inbox Outlook]]

Nåværende revisjon fra 6. aug. 2020 kl. 07:29

Outlook-brukere som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.

Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!

E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass.


Finne størrelsen på postboks

Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.

Mailbox-size.jpg


Tømme slettete elementer

Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe:

Mailbox-emptytrash.jpg

Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.


Fjerning av vedlegg

Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det. Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.

Mailbox-removeattachment.jpg


Arkivere eldre meldinger

UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se Exchange-arkivering.)

Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.

Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":

Mailbox-inboxproperties.jpg

Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.

Mailbox-onlinarchiveproperties.jpg

Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se Exchange-arkivering for mer informasjon.

Generelle tips

  • Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet.
  • Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra OneDrive) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
  • Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.
  • Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i

tillegg.

  • Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.