Forskjell mellom versjoner av «Full innboks»

Fra ithjelp
Hopp til: navigasjon, søk
m
 
(44 mellomliggende revisjoner av 5 brukere er ikke vist)
Linje 1: Linje 1:
{{BRA}}
+
[[Outlook|Outlook-brukere]] som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.  
Stadig mer bruk av e-post og mye bruk av store filer som vedlegg fører til at mange får store mengder data i e-posten sin. Typisk
 
er det lyd-, film og bilde-filer som tar stor plass, men også vanlige dokumenter kan bli forholdsvis store. Men lagringsplass
 
er ikke ubegrenset, og  e-posten går generelt treigere med store datamengder i systemet. Derfor er det nødvendig å sette
 
begrensinger for hvor mye data man kan lagre på  serverne. Dette fungerer litt ulikt for brukere med e-post på Unix og brukere
 
med e-post på Exchange.  
 
  
==Outlook==
+
''Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!''
For Outlook-brukere ([[E-post på Exchange]]) ligger begrensningen for e-post på 1 GB pr bruker på Exchange-serveren. Dette er en
 
absolutt maksimal grense for alle Exchange-brukere på UiB, og er forholdsvis mye i et Exchange-system, men man kan arkivere
 
deler av e-posten på hjemmeområdet. Vi har laget en bruksanvisning for å slette eller arkivere e-post i Outlook:
 
  
Mange bruker e-post som arkiv og har etter hvert samlet store mengder e-post. E-post-tjenere er imidlertid ikke ment å brukes som lagringsplass. For å bedre kapasteten til e-post-servere kan det derfor vere nødvenidg å fjerne e-post. Microsoft Outlook har mulighet til å flytte e-post fra Exchange-server til et annet fillager. Dette gjøres ved at man arkiverer e-posten i en fil som man lagrer på hjemmeområdet. Da har man like rask tilgang til den arkiverte e-posten så lenge man har tilgang til hjemmeområdet. Den gamle e-posten beholder samme mappestruktur som før, og er tilgjengelig som "Arkiver mapper" nedenfor den eksisterende e-posten. Fremgangsmåten er også enkel.
+
E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass.
  
=== Størrelse - Outlook 2010 ===
 
Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
 
1) Fil - Informasjon <br/>[[Fil:Outlook2010N-Fil-Info.png]]
 
2) Velg Verktøy for opprydding - Opprydding i postboks <br/>[[Fil:Outlook2010N-Rydd.png]]
 
3) Velg - Vis størrelsen på postboksen <br/>[[Fil:Outlook2010N-Storrelse.png]]
 
  
 +
== Finne størrelsen på postboks ==
 +
Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.
  
=== Størrelse - Outlook 2003 ===
+
[[File:mailbox-size.jpg|300px]]
  
Man kan raskt sjekke størrelsen på innboksen og andre foldere i Outlook.
 
  
1) Høyreklikk Mailbox i mappelisten til venstre. Velg Egenskaper for Mailbox ...<br/>[[Image:Outlook egensk f mailbox 1.gif]]<br/><br/>
+
== Tømme slettete elementer ==
2) Klikk på knappen '''
+
Høyreklikk Slettede elementer og velg Tøm mappe:
 
 
 
 
 
 
<nowiki>[Mappestørrelse]</nowiki>          ''', og få oversikt over totalstørrelse og størrelse på hver enkelt mappe.<br/>[[Image:Outlook egensk f mailbox 2.gif]]
 
 
 
=== Slette i Outlook 2003 ===
 
 
 
E-post som slettes i Outlook blir ikke endelig slettet før man har tømt mappen "Deleted items" Gå derfor gjennom mappen "Deleted items" for å sjekke om det som ligger der kan slettes. Man kan sortere dato eller størrelse ved å klikke på aktuell kolonneoverskrift, og således slette de største og eldste meldingene som man ikke trenger.
 
 
 
[[Image:Outlook kolonne-sortering.gif]]
 
  
 +
[[File:mailbox-emptytrash.jpg|250px]]
  
 
Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.
 
Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.
  
[[Image:Outlook slett deleted.jpg]]
 
  
 +
== Fjerning av vedlegg ==
 +
Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det.
 +
Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.
  
Vedlegg kan også lett fjernes fra meldinger når meldingen er åpnet (ikke forhåndsvisning). Man høyreklikker vedlegget og velger "Fjern". Husk å lagre endringen etterpå. Om man trenger vedlegget kan man lagre det et annet sted for å spare plass i Exchange.
+
[[File:mailbox-removeattachment.jpg|400px]]
  
[[Image:Outlook remove attachment.gif]]
 
  
 +
== Arkivere eldre meldinger ==
 +
UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se [[Exchange-arkivering]].)
  
=== Arkiv - Outlook 2003 ===
+
Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.
  
1) PÅ Fil-menyen velger man "Arkiv..."
+
Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":
  
[[Image:Outlook arkiv 01.jpg]]
+
[[File:mailbox-inboxproperties.jpg|300px]]
  
 +
Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.
  
2) a) I vinduet Arkiv velger man '''"Arkiver denne mappen og alle undermapper".'''
+
[[File:mailbox-onlinarchiveproperties.jpg|300px]]
b) Man kan velge '''hele Mailbox eller en enkelt mappe'''. En mappe kan ha undermapper, som også vil bli arkivert.
 
c) Man velger så '''ønsket dato''' som man ønsker å beholde e-posten i den vanlige e-posten fra.
 
d) Man passer på at det i feltet Arkivf i l står '''O:\emailarchive.pst'''.
 
 
 
Viktig:: Det skal ikke stå C:\ eller D:\ foran filnavnet. Det blir nemlig ikke tatt sikkerhetskopi av det som lagres lokalt.
 
 
 
Det er store sjanser for at du må arkivere mer e-post senere. Da kan e-post arkiveres i et allerede eksisterende Outlook-arkiv, og du har straks tilgang til den siste arkiverte e-posten sammen med det som er arkivert fra før.
 
Man kan imidlertid lagre flere versjoner av arkivfiler med mappenavn og/eller dato i filnavnet. Når arkivfilen blir større enn 1 GB kan det være greit å lage en ny arkivfil, hvis filen blir større enn 2 GB øker muligheten for at noe går galt.
 
 
 
e) Trykk '''
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
<nowiki>[OK]</nowiki>            '''  og arkiveringen starter. Nede i høyre hjørnet i Outlook viser at arkiveringen pågår. Det kan ta noen minutter før arkiveringen er fullført. Den må '''ikke avbrytes'''.
 
 
 
[[Image:Outlook arkiv 02.jpg]]
 
 
 
 
 
3) Finner du ikke  det arkiverte materialet i Outlook?
 
-> Gå på menyen "Gå til" og velg "Mappeliste".
 
 
 
[[Image:Outlook gaa til mappeliste.jpg]]
 
 
 
Alternativt må du gå på  Fil-menyen og velge Åpne... - Datafil for Outlook.
 
 
 
[[Image:Outlook opne datafil.gif]]
 
 
 
 
 
4) Da skal du kunne se "Arkiver mapper" under den vanlige e-posten. Det er bare å åpne ved å klikke på [+] for å bla i mappene som vanlig.
 
 
 
[[Image:Outlook mappeliste.jpg]]
 
 
 
Tilsvarende arkivering kan også gjøres for kalender og kontakter, men merk at det arkiverte materiale opprettet før valgt dato da forsvinner fra vanlig kalender eller adressebok
 
 
 
 
 
==Thunderbird/Unix==
 
 
 
Har man e-posten på Unix-systemet,  ligger begrensningen på  hvor mye plass man har på hjemmeområdet totalt. Uansett bør man
 
ikke ha for mye data i e-postsystemet, da det fører til at systemet går treigere både for seg selv og andre.
 
  
 +
Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se [[Exchange-arkivering]] for mer informasjon.
  
 
==Generelle tips==  
 
==Generelle tips==  
  
*Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller  
+
*Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet.  
meldingen fra e-postsystemet.  
 
  
*Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via
+
*Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra [[OneDrive]]) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
vev. Gå til http://vedlegg.uib.no
 
  
*Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på  
+
*Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
 
  
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette  
+
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i  
reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i  
 
 
tillegg.  
 
tillegg.  
 
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
  
*Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på hjemmeområdet ditt, sjekk intranett for pris:
+
[[Kategori:E-post]]
https://intranett.uib.no/uPortal/tag.idempotent.render.userLayoutRootNode.target.275.uP?loc_code_path=2210&menu_type=11&link_id_path=146281&url=&mid=felles&uP_root=root
 
  
[[Kategori:E-post]]
 
[[Kategori:Outlook]]
 
 
[[Kategori:Bruksanvisninger]]
 
[[Kategori:Bruksanvisninger]]
 +
 +
[[en:Full inbox Outlook]]

Nåværende revisjon fra 6. aug. 2020 kl. 07:29

Outlook-brukere som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.

Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!

E-post som er eldre enn ett år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden hvis du har lite plass.


Finne størrelsen på postboks

Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menyen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.

Mailbox-size.jpg


Tømme slettete elementer

Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe:

Mailbox-emptytrash.jpg

Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.


Fjerning av vedlegg

Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre vedlegget på hjemmeområdet ditt før du fjerner det. Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.

Mailbox-removeattachment.jpg


Arkivere eldre meldinger

UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive". (Se Exchange-arkivering.)

Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.

Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":

Mailbox-inboxproperties.jpg

Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.

Mailbox-onlinarchiveproperties.jpg

Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no. Se Exchange-arkivering for mer informasjon.

Generelle tips

  • Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller meldingen fra e-postsystemet.
  • Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra OneDrive) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
  • Generelt kan du i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.
  • Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i

tillegg.

  • Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.