Forskjell mellom versjoner av «Full innboks»

Fra ithjelp
Hopp til: navigasjon, søk
(Finne størrelsen på postboks)
Linje 9: Linje 9:
  
  
=== Finne størrelsen på postboks ===
+
== Finne størrelsen på postboks ==
 
Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menuen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.  
 
Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menuen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.  
  
 
[[File:mailbox-size.jpg|300px]]
 
[[File:mailbox-size.jpg|300px]]
  
=== Tømme slettete elementer ===
+
 
 +
== Tømme slettete elementer ==
 
Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe
 
Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe
  
Linje 22: Linje 23:
  
  
=== Fjerning av vedlegg ===
+
== Fjerning av vedlegg ==
 
Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre det på hjemmeområdet ditt før du fjerner det.  
 
Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre det på hjemmeområdet ditt før du fjerner det.  
 
Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.  
 
Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.  
Linje 28: Linje 29:
 
[[File:mailbox-removeattachment.jpg|400px]]
 
[[File:mailbox-removeattachment.jpg|400px]]
  
=== Arkiv ===
 
Outlook kan automatisk søke igjennom din postboks og arkivere eldre elementer i en egen fil. Gå til Fil -> Informasjon og velg Verktøy for opprydning og arkiver...
 
 
[[Fil:Outlook2010N-Rydd.png]]
 
 
Velg hvilke mapper og e-post du vil at Outlook skal arkivere. Velg deretter hvor arkivfilene skal lagres, det er viktig at du velger ditt W:-område (Unix-katalog). Du må aldri velge C:\ eller D:\. Da har du ikke noen sikkerhetskopi dersom noe skulle gå galt med maskinen din.
 
 
[[File:arkiv2.png|300px]]
 
 
 
=== Åpne Arkivfil / Datafil ===
 
For å åpne en arkivfil eller en datafil må du gå på Fil -> Informasjon -> Kontoinstillinger -> Kontoinstillinger...
 
 
[[File:datafil.png|400px]]
 
  
 +
== Arkivere eldre meldinger ==
 +
UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive".
  
Velg fanen som heter Datafiler og klikk på Legg til... Finn den rette arkivfilen og åpne den.  
+
Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.
  
 +
Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":
  
[[File:datafil2.png|400px]]
+
[[File:mailbox-inboxproperties.jpg|400px]]
  
 +
Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.
  
Du vil finne arkivfilene i navigasjonenfanen til venstre i Outlook.  
+
[[File:mailbox-onlinarchiveproperties.jpg|300px]]
  
 +
Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no.
  
 
===Generelle tips===  
 
===Generelle tips===  
  
*Har man mulighet til det, bør man (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller  
+
*Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller  
 
meldingen fra e-postsystemet.  
 
meldingen fra e-postsystemet.  
  
*Vedlegg som er store og/eller skal sendes til mange mottakere kan enkelt lastes opp til en tjenermaskin for nedlasting via
+
*Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra [[OneDrive]]) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
vev. Gå til http://vedlegg.uib.no
 
  
 
*Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på  
 
*Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter  for å sortere på  
 
størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
 
størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.  
  
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Man kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette  
+
*Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette  
reduserer selvsagt ikke den totale plassen man benytter til e-post. Sletting av e-post man ikke trenger å ta vare på, kommer i  
+
reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i  
 
tillegg.  
 
tillegg.  
  
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
 
*Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.  
 
*Hvis du ikke har Exchange-konto, må du utvide diskplassen på Unix-området ditt (W:). Det kan din Sebra-godkjenner gjøre for deg
 
  
 
[[Kategori:E-post]]
 
[[Kategori:E-post]]

Revisjonen fra 5. aug. 2020 kl. 11:59

Outlook-brukere som har e-postboksen sin på UiBs tjenere ("Exchange on-premise") har en innboks på maks 5 GB. Dersom innboksen blir full, er man nødt til å slette eller arkivere gammel e-post.

Merk at informasjonen her ikke gjelder de som har e-postboksen sin i Office 365 ("Exchange online")!

E-post som er eldre enn 2 år blir automatisk arkivert. Det er mulig å korte ned denne automatiske tiden. Dette kan du lese mer om her.

Har du fremdeles for lite plass, så kan du manuelt arkivere selv.


Finne størrelsen på postboks

Er du usikker på om du har full innboks kan du enkelt sjekke størrelsen. I Outlook gå til Fil-menuen. Under Postboks-innstillinger finner du størrelsen på innboksen din.

Mailbox-size.jpg


Tømme slettete elementer

Høyreklikk på Slettede elementer og velg Tøm mappe

Mailbox-emptytrash.jpg

Sletting kan også gjøres etter at arkiveringen er utført, både i arkivet og i e-posten på Exchange-serveren.


Fjerning av vedlegg

Å fjerne vedlegg kan spare mye plass. Det kan være lurt å lagre det på hjemmeområdet ditt før du fjerner det. Du fjerner vedlegg ved å høyreklikke på det og velge Fjern vedlegg.

Mailbox-removeattachment.jpg


Arkivere eldre meldinger

UiB har satt opp en policy som innebærer at Outlook automatisk arkiverer elementer som er mer enn ett år gamle i en egen postboks, såkalt "Online archive".

Hvis du har problem med at postboksen blir full, kan du endre dette så f.eks. alle meldinger eldre enn 6 måneder blir arkivert på denne måten.

Høyreklikk på "Inbox" på listen over postbokser, og velg "Properties":

Mailbox-inboxproperties.jpg

Velg deretter hvor gamle meldinger du vil at Outlook skal arkivere.

Mailbox-onlinarchiveproperties.jpg

Du finner "Online Archive" som en egen postboks i listen over postbokser og mapper i Outlook og i kalender.uib.no.

Generelle tips

  • Har du mulighet til det, bør du (om nødvendig) lagre spesielt store vedlegg et annet sted, og så slette vedlegget eller

meldingen fra e-postsystemet.

  • Vurder å dele filer på andre måter (f.eks. fra OneDrive) i stedet for å sende dem som e-postvedlegg. Det gjelder spesielt for store filer!
  • Generelt kan man i de fleste e-postprogrammer (inkl. Outlook og Mozilla) klikke på kolonneoverskrifter for å sortere på

størrelse eller meldinger med/uten vedlegg, og slik få fjernet det som tar mest plass.

  • Flytt e-post til andre e-postmapper, og unngå for stor innboks. Du kan sortere på f.eks. dato, tema eller avsender. Men dette

reduserer selvsagt ikke den totale plassen du benytter til e-post. Sletting av e-post du ikke trenger å ta vare på, kommer i tillegg.

  • Husk å fjerne e-posten fra mappen med slettet e-post. Ellers ligger e-posten fortsatt på serveren.